「RPA選定を失敗させないオンラインセミナー」 アジェンダ
１．RPAが注目される理由
２．RPAの種類・できること
３． 具体的なRPA活用事例
４．導入費用対の考え方
５．おわりに
（登壇者：BizteX株式会社 インサイドセールス 千葉豪久）
BizteXのご紹介
BizteX千葉：BizteXは、クラウド型 とデスクトップ型といった２種類のRPAを主軸に提供・開発している会社です。加えて、BizteX ConnectというAPIを使って複数のシステム間をまたいたシステム連携を可能にするiPaaSを提供しています。
これまでRPAはクラウド領域のみの提供だけでしたが、2022年1月19日にデスクトップ型RPA robop（ロボップ）の提供を開始しています。
弊社の製品は、20％ほどが上場企業への導入で、累計1500近くの企業さまにご契約いただいております。そのなかでお客さまにいただいたご意見や活用事例、得てきた知見を持っていますので、それらを活かして本日はお話をさせていただきます。
RPAが注目される理由とは
BizteX千葉： RPAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略で、デジタルロボットがPC上の業務や作業を自動化してくれる総称を指しています、
これまで人間の手で実行していた定型作業を、ロボットが代わりとなって決められた手順でミスなく実行していくことが可能になります。
もちろん自動でやってくれるので、ヒューマンエラーを防ぐだけでなく、迷うこともないのでスピーディーに、本来集中したい業務に時間を使えるようになります。
RPAでの自動化に取り組む背景
自動化に取り組む背景には、どのようなものが挙げられるのか、という点についてお話していきます。
いま日本は人口減少が不可避と言われています。
40年後の労働人口は、現在よりも4割ほど減少すると予測されているのはご存知でしょうか。具体的には2020年に6400万人ほどいた労働人口が、2065年には3900万人になるということです。
これは遠い未来の話ではなく、たった15年後2035年の数字を見ても1000万人は減少している計算になります。人手不足問題にたいして、企業はなにかしらの対応策を取らなければならない状況になってきているというわけです。
ではどうするか。「人を採用しましょう！」となるのが通例ですが、人材の需要と供給は追い付いていないのが現状です。特にIT人材は採用難といわれ、競争力が高く、応募が入ったとしても自社にマッチする人材かどうかは別問題ですよね。採用面でダイレクトリクルーティングなどの手法もありますが、なかなか難しいのが現状でしょう。
いったん採用から目をそらして、自社内のシステムをリプレイス・刷新し、効率化できる業務をひとつでも増やそうと動く場合もあるかもしれません。ですが、それでは自社にいる数少ないエンジニアのリソースを圧迫してしまうことになります。リソースの兼ね合いから、効果があらわれるまでにも時間がかかってしまうといった問題も挙げられます。
ここで検討材料にあがるのがRPAです。自社のエンジニアに頼らずとも、部門や現場単位で導入・運用ができ、そこまで価格も高くないとあって、導入をすすめる企業が増えています。
効率化を求める企業さまはもちろんですが、人材の採用難、人手不足の解決策としていまRPAが注目され導入が進んでいます。
どの企業も、この課題を解決しないことには、企業成長の妨げになるという理由から、業務の自動化を検討しないとまずい、RPAを導入しないとね、というのが標準化された考えとなり、RPA導入がすすむ背景になっています。
RPAの種類・できること
BizteX千葉：RPAの種類は3つあります。サーバ型、デスクトップ型、クラウド型です。それぞれのメリットを解説していきます。
まずサーバ型。これは自社で構築したサーバ上に、RPAのロボットを作るパターンのもので、一度にたくさんのロボットを実行できます。PC一台に留まらず、たくさんのシステムや業務をまたいで、そこに発生する大量のデータを一括管理することがサーバ上で可能になるため、大規模での、全社導入する場合に適したRPAです。自社のサーバ内にRPAを作るので情報漏洩や則りなどセキュリティ関連の脅威に対しての安心感もあります。
一方でデメリットとしては初期費用が高いです。サーバを構築しなければならないので、数百万円からと大きな金額になります。製品にもよりますが、これを維持、保守運用するためにも、エンジニアリングの知識が必須になるので、そういった部分での人的コストもかかってきます。ランニングコストについても月額数十万円になることがあるので、先ほど申し上げましたが、大規模に導入したい企業向けのRPAと考えてください。
つぎにデスクトップ型のRPAになりますが、これは、個人のPCに直接インストールするRPAになります。そのため、部門や個人ごとの作業の自動化に向いています。まずは一個、二個、三個とすくない業務から自動化を始めたりだとか、利用人数が一名二名など限定的である、小中規模での導入に向いているRPAになります。近年では、プログラミングやエンジニアリングなどの技術的な要素が必要なく簡単にロボットが作れるRPAが登場しており、サーバをたてる必要がないという点も相まって導入が進んでいます。
対してデメリットとしては、各担当者・部門レベルで、それぞれのPCに導入できるのはいいことではあるのですが、ロボットの実行や管理が属人化しやすい傾向にあります。
いわゆる「野良ロボット」というのですが、いつどこで誰がどんなロボットを作っているのか、そして動かしているのかという点が、ブラックボックス化しやすい傾向にあります。
そのため、導入前後には、ロボット管理のオペレーションを事前にしっかりしておく必要があります。
三つ目はクラウド型についてです。クラウド型は、各ベンダーさんのサーバを活用するのでサーバ設置はもちろん必要ありません。ひと、場所、時間を選ばずに、あらゆるシーンからロボットの作成や実行が可能になります。
いまコロナが流行りはじめ、リモートワークに取り組む企業も多いですが、自宅からロボットでの管理や実行・作成ができるのはかなり大きなポイントになります。さらに、ネット環境さえあれば即日で利用開始できるのも大きな特徴で、なおかつ低コストで導入もスムーズ、というのがクラウド型のメリットです。
近年、SaaSだったりウェブブラウザ上で稼働する業務管理システムの導入が進んでいますが、それらから情報をスクレ―ピング作業には絶大な効果を発揮します。クラウド上で利用しない社内の基幹システムであったりローカルで動くExcelの直接操作で活用できないのが大きなデメリットとなっています。
どんな作業がRPAでの自動化に適しているのか
ざっくりとお伝えすると、現場の目標だったりKPIにダイレクトに影響はしないけれど、絶対に必要な業務というのがRPAの対象になりやすい業務になります。
データをエクセルから管理システムにコピー＆ペーストする作業であったり、営業リストを作るために企業のデータベースから条件検索をして特定の結果を抽出しExcel転記するなど。 必要だけど時間をかけたくない仕事こそが、RPAでの自動化に適しています。
WEB情報収集やリサーチなどに業務が集中している場合にはクラウド型を、ローカルで動くExcelのファイル作成・変換・データ集計・加工など、クラウドでは入り込むことがむずかしい領域ではデスクトップ型を利用するといいでしょう。自社で自動化したい業務がブラウザ上にあるのかローカル上にあるのか、どちらのの割合が多いのかを判断いただくとRPAの選定で間違いのない判断ができるようになるのではと思います。
RPAによる自動化のさいに関連するシステムの一例
RPAでいろんな業務を自動化できるというお話をしてきましたが、その業務に関連するシステムの一例がこちらです。
たとえば採用業務ではスカートメールを自動で送ったり、会計請求業務では必要な情報を入出力したり、営業の商談や顧客管理上での情報を入力したり、ECサイトで在庫の発注状況の一括管理したり。こういったPC上で動くシステムにも直接入っていき、作業を自動化できるのがRPAのよいところです。
具体的なRPA活用事例
▶営業活動でのRPA活用事例
BizteX千葉：「定例会議用に資料をまとめる作業の自動化」を例に挙げて説明します。
毎週月曜日に定例会議が開かれる企業さまは多いと思いますが、こちらは、基幹システムから数字やその他データを抽出して、Excelに集計し会議資料にまとめるという作業の事例になります。
私の経験談でもありますが、他のタスクが終わっていなくて資料の作成に着手できなかったり、当日朝早くに出勤してデータをまとめて…とやっているうちに集計ミスが発生してしまうことや報告漏れが発生することがあります。そもそも資料が出来上がっていないことに焦りを感じてしまい、ストレスがたまってしまうなど、ご経験のある方は多いのではないでしょうか。資料をまとめる作業をロボットにまかせることによって、残業時間の削減や土日の休日に持ち帰りで作業する必要がなくなり、結果として営業活動にも集中でき、生産性が高まったことで売上向上にも寄与しています。
▶総務部でのRPA活用事例
次に総務部ので事例です。こちらも報告系ではありますが、基幹システムからデータを抽出し、所定のフォルダにリネーム作業をして保存。さらに、ビジネスチャットなどの特定のチャットルームに報告・共有するといった作業の自動化事例です。
これも手間がかかる業務ですが、毎日報告をあげなければならない場合には、残業が必須になるケースも。そして本来ならばほかの優先度の高い業務に取り組みたいのにそちらに時間をさけない…といった悩みを抱えている担当者も多いです。
また、関係部署に連携するさいには伝言ゲームのように情報が交錯して伝わってしまい、結果として意図しない内容が伝わってしまう事態を招くこともありますが、これらの作業をロボットで自動化することで残業時間を削減し、各部署との連携もスマートになり業務効率向上が可能になります。
導入費用対の考え方について
BizteX千葉：導入費用対については、一番みなさまが気にされるポイントです。
よくあるのが、「作業時間を●時間削減できたから、時給換算すると●円だよね」というコスト面での考え方です。こちらも非常に重要ですが、RPA活用においては、「より集中したい、時間をかけたい業務への時間を増やせること」に費用対の考え方を持っていくのが重要になります。
ある企業の田中さんの事例を用いてご紹介します。
では、田中さんの場合、RPAでどの業務を効率化するのが良いのかという話ですが、
「一番A業務に時間を使っているから、まずはここを20時間分削減しよう」と考えた場合、一時間2000円の時給で換算すると、20時間で4万円ぶんの金銭コスト削減に繋がります。一見、RPAによる自動化が実行され、効果覿面なようですが、実はRPA活用においては成功とは言えないケースもあります。
なぜなら、本来一番時間をかけている業務というのは、一番KPIに関わってくるメイン業務になってくるケースが多いです。ここを削減してしまうと田中さんはBからJ業務の本来注力すべきではない細々とした作業が中心になってしまい、結果としてモチベーションダウンに繋がってしまうからです。
モチベーションの低下から退職を検討してしまうのは最悪のケースで、それこそ会社としての生産性があがってこないという状況に陥ってしまいます。
では、どの業務を効率化するのがよいでしょうか。やはり、細かな業務の自動化を進めるのがよいです。
FからJ業務のところ、同じ20時間ぶんですが、ここを削減することによって本来やりたいことや売上をたてるために絶対的に必要となるＡ業務に20時間ぶんのリソースを回すことができます。結果として、生産性が高まり売上があがるということに繋がるのです。
費用対効果の考え方としては、この考え方が重要になります。RPAを導入することで、細かくて本来面倒に感じていた業務を削減することで、より付加価値の高い業務にリソースを寄せていくことができるようになります。
ぜひこちらは参考にしてください。
「RPA選定を失敗させないオンラインセミナー」おわりに
BizteX千葉：まずは、RPAの種類のところでもお話しましたが、まずは自社でどの形のRPAが向いているのかを判断するために、業務の棚卸しをしましょう。BizteXでも、RPA活用に向けた棚卸シートをご用意しておりますので、ご希望の方はお申しつけください。
現在自社ではどのような業務が発生していて、どこに時間がかかっていて、どこから自動化するのがよいのか。これらをしっかりと洗い出していくところからはじめていきましょう。
そして、洗い出された内容を基に、どこを自動化するのかを決めていき、自動化することでどのくらいの生産性があがっていくのかをRPA製品提供ベンダーと協力して診断していくのがよいです。我々BizteXも、導入前からしっかりとサポートさせていただいているので、お気軽にご相談ください。
最後に、導入を成功させるポイントとして、導入前にまずはトライアルをしましょう。
実際に業務にあわせてトライアルしてみないとどのような効果があるのか、わからないこともあると思います。無料でトライアルを実施しているベンダーは多いので、実際に相談しましょう。
実際に体験して効果を自身で体験していただけたら、部門やメンバーにその効果を共有していただき、周囲にもいいなと感じていただく。そうすることで、味方が増えて全社への浸透にも繋がりやすくなります。
全社に浸透させたい、大きく自動化の領域を広げていきたい場合には、情報システム部門の方や役員の方など関係者をどんどん巻き込んでいくことも大切です。逆に、役員の方が中心となりRPAの導入検討をすすめている場合には、現場担当者をどんどん巻き込んでいきましょう。周囲を巻き込んでいくことで、導入がスムーズになるだけでなく、属人化問題の発生を未然に防ぐことにも繋がります。
RPAを導入する際には、一つの業務から小さく取り入れて、だんだん領域を広げて大きく育てていくのが大事になります。そして他社の事例に引きずられすぎないことも大切です。あくまでも自社の業務課題に対してRPAがどのように貢献するのかというのは、同業他社で同じような事例があったとしても実際にマッチするのかどうかは試してみないとわからないという部分も大きいです。導入検討をされている方は、まずはトライアルをするのがよいでしょう。
BizteXは、中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。RPAや業務効率化、業務の自動化、業務改善に関することなど、御社のお悩みをお聞かせください。
些細なことでも構いません。ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。
BizteX製品のご紹介
プログラミング未経験者でも簡単に使えるBizteX社のRPA
業務自動化ツールを開発・提供するBizteXでは、２種類のRPAを取り扱っています。
それが、クラウドRPA「BizteX cobit」とデスクトップRPA「robop」です。
どちらもプログラミング知識を必要としないRPAで、操作の簡単さに定評があります。
RPAといえば、一般的に費用が高い印象がありスモールスタートには不向きな印象がありますが、BizteXでは月額2万円から利用できるRPAをご用意しております。ぜひお気軽にお問合せください。
業界トップの低コスト！クラウドRPA「BizteX cobit」
製品ページはこちら＞＞BizteX cobit
弊社BizteXが展開するクラウドRPA「BizteX cobit」では、1週間お試しできる無料トライアルを実施中です。トライアル時に作成したロボットは、導入後もそのままご利用いただけますので、ぜひお気軽に試してみてください。
「まず情報収集をしてから検討したい」という方には、クラウドRPAを無料で体験できるオンラインセミナー（毎週水曜に開催）やクラウドRPAに関するおすすめ資料集も用意しています。ぜひあわせてご活用ください。
デスクトップ上で展開される業務を自動化するRPA「robop」
製品ページはこちら＞＞デスクトップRPA「robop」
robopは、デスクトップ領域における業務を自動化することができます。インストール型のソフトはもちろん「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応し、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化が可能です。
デスクトップ上のすべてのソフトやシステムを自動するため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」などレガシーシステムにも対応可能。導入時はもちろん、導入後も専任のCSによるレクチャーやトレーニングなども充実しています。
【関連記事】＞＞パソコン業務を自動化するデスクトップRPA「robop」とは
【お問い合わせ】RPAや業務自動化に関するお悩みはBizteXにご相談ください
BizteXでは、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、デスクトップRPA「robop」、SaaS連携プラットフォームiPaaS「BizteX Connect」の開発・提供をしています。
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