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【初心者向け】RPAとは?図解で簡単にわかりやすく説明!【事例・おすすめ製品】

「RPAとは何か」をテーマに、図を用いながら初心者向けに分かりやすく解説します。DXツールのRPAを簡単に説明すると「人の代わりに単純作業をこなしてくれるツール」です。詳しいメリットやデメリット、仕組みについては本記事をご覧ください。記事後半では無料で試せるおすすめのクラウドRPA、デスクトップRPAをご紹介します。

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いま企業規模をとわずに注目が集まるRPA。
RPAは24時間365日、パソコン上の定型業務を処理してくれるロボットです。
Robotic Process Automation(ロボティック プロセス オートメーション)の頭文字をとったもので「働き方改革」や「業務改善」、「生産性向上」、「DX」などの課題解決を目的に導入検討する企業が増えています。

人手不足の企業では、ロボットによる業務効率化や自動化のために導入を検討しているケースも多いでしょう。
とはいえ、

  • そもそもRPAってなに?
  • RPAにはどんな効果があるの?
  • 具体的に、RPAではなにができるの?
  • メリットやデメリットはなに?

と、実際にどういうものか知らない方も多いはず。そこで本記事では、「RPAとは?」という基本的な知識を、図解を用いながら分かりやすく解説します。

RPAの基礎を網羅的に学べるので、ぜひご一読ください。

目次

RPAとは? わかりやすく簡単に説明

RPAとは?業務自動化の方法

RPA(Robotic Process Automation)とは、簡単にいうと「人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツール」のことです。

Robotic=ロボットによって、Process=処理・工程、Automation=自動化する

・決まった手順の定型業務
・繰り返しおこなうルーティンワーク
などの自動化が得意で、主にPC上でおこなう事務作業の分野で導入が進んでいます。

業務をこなすソフトウェアは通称「ロボット」と呼ばれます。
RPAのロボットでは、業界や業務にかかわらず、さまざまなパターンのロボットを作成することができます。

複数のシステムをまたがった作業の自動化が可能になるため、工数削減による作業時間の短縮や、ヒューマンエラーを削減したりなどの生産性向上が期待できます。

ちなみに、日本RPA協会 では、「ロボティック プロセス オートメーション(Robotic Process Automation)、通称RPAは、これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組みである」と説明しています。


RPAの活用例

▼RPAの活用例
・交通費精算、請求書データの入力、問い合わせ内容の転記
・ターゲットリスト作成、SFA入力、広告レポート作成
・顧客データ収集、在庫状況の確認、商品情報の更新
・新入社員・新規職者のアカウント登録
・伝票入力、支払対応の実行、反社チェック など

上記はRPAの活用例の一部です。これらの業務は企業活動において必ず発生するうえに重要なもの。それでありながら、人為的ミスが起こりやすい業務でもあります。

ロボットに作業をさせることで、普段活用している業務管理ツールへの入力であったり、メールの送付、受信メールに添付されたファイルの保存・格納作業など、毎日繰り返しおこなわれているこれらの業務を自動化できるようになります。

日本企業でRPAが注目される背景・導入が進む理由とは

【RPAが注目される背景】労働生産性を担う人口減少による人材不足

現在日本では、少子高齢化問題が重要視されています。これにより、日本の労働人口の減少が国をあげての大きな問題となっているのは言うまでもありません。

日本の労働人口が減少するなかで、企業は存続のために長期的に労働力を確保しなければなりません。

労働生産性を担う「働き手」といえば、私たち人間をイメージする方がほとんどでしょう。しかしそれは、このデジタル社会ではやや時代遅れの考え方。なぜなら、いまや人間の代わりに業務をこなすRPAやAI、iPaaSといったデジタルな存在も働き手とされる時代だからです。

社会や経済を取り巻く環境が変化し続けるなかで、デジタル化への対応は企業の存続を左右するといっても過言ではありません。

RPA国内利用動向調査2020
▲RPA導入数

※引用:RPA国内利用動向調査2020(株式会社MM総研)

RPAの導入数は、年々増加しています。「年商50億円以上の国内企業1,021社」のRPA利用動向の調査結果によると、

  • 2019年11月時点で「全体の導入率」は38%(大手企業に絞ると51%)
  • 2018年6月の「全体の導入率」は22%で、約1年半で16%も成長

という結果となっています。このようにRPAの導入が加速しているのには、つぎの3つの理由があります。
それが以下です。

① 人手不足の改善
②働き方改革の実現
③競争力の強化

一つひとつ説明していきます。

【RPA導入がすすむ理由①】人手不足の改善

日本では少子化が進み、働き手が少なくなって多くの企業は「人手不足」に悩んでいます。
そこで頼りになるのがRPAです。人間と違って24時間365日働けるので、デジタルレイバー(仮想知的労働者)として人手不足の改善に役立ちます。

【RPA導入がすすむ理由②】働き方改革の実現

政府が打ち出した施策により、「働き方改革」の実現が多くの企業で急務となりました。単純作業を代行するRPAを導入すれば、
・労働時間を短縮できる
・よりクリエイティブな仕事に専念できる
として、生産性向上や従業員満足度のアップが期待できます。

【RPA導入がすすむ理由③】競争力の強化

欧米では日本よりもRPAに注目するのが早く、多くの企業でRPA導入をどんどん進めています。グローバルな競争に負けないためにも、日本企業もRPAを導入して業務効率化・生産性向上を進める必要があるというわけです。

【導入事例】>>【広告業界クラウドRPA|cobit導入事例】作業コスト200時間削減!競合調査・レポート作成・予算進捗管理業務を自動化【株式会社電通ダイレクト】

RPAのロボットでできること

RPAはどのような作業ができるのか、気になる方も多いでしょう。
RPAの得意分野は、毎日繰り返しおこなわれる業務や規則通りに処理する単純作業です。

たとえば、私たち人間がふだんデスクトップ上でおこなっている次のような業務がそれにあたります。

▼RPAのロボットでできること(一例)▼
入力業務
転記業務
コピー&ペースト業務
情報収集業務
レポート作成業務
集計業務
データ集約業務
データ加工業務
データ保存業務
メール・メッセージ送付
照合業務  etc

RPAのロボットができることはまだまだありますが、挙げればきりがありません。

「自動化」といえばディープラーニングのAIが有名ですが、RPAはAIのように学習・判断することはできません。RPAは、上記のような入力や転記、情報収集といった「定期的に発生する」、「ルールが定められている」「大量の業務」の自動処理を得意とします。

たとえば、下記のように、複数のシステムやアプリをまたがなければならない業務を手作業でおこなっているのであれば、RPAの導入検討は必須といえるでしょう。

  • Excelやスプレッドシートに入力したデータを基幹システムに転記している
  • 自社のデータベースから必要な情報を抽出して、書類に入力している
  • 月末月初に膨大な量の請求対応をしている
  • 週次・月次で販売実績レポートを作成している
  • 市場調査を目的に、インターネットで競合情報を検索・収集している
  • メールに添付された請求書類等の画像データを指定のフォルダに保存し、文字データ化している      など

普段つかっている業務管理ツールへの入力であったり、メールの送付、受信メールに添付されたファイルの保存・格納作業など、日々デスクトップ上で繰り返しおこなわれている業務の多くは、RPAによる自動化が可能というわけです。

\RPAツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます/

また、RPAには大きく3つの特徴があります。

RPAの3つの特徴とは

RPAとは?特徴を紹介

【RPAの特徴①】システム構築が不要・簡単作成

RPAはシステムの構築が不要で、一からプログラミングをする必要がありません。
チャートやステップを用いることで、ユーザー自身で簡単にロボットの作成・修正ができます。

この「作成や修正が容易」というのが非常に重要で、例えば伝票入力の業務でも、
・新しい伝票に変更したい
・追加で入力したい項目が増えた
などのように、変更が必要なケースは数多く発生します。
RPAなら自分でロボットをすぐに修正できるので、変化に対して柔軟かつスピーディに対応可能です。

とはいえ、RPAにはシンプルなUIなものや複雑なものまであります。開発・提供するベンダーによってさまざまなので、使いやすいものを選びましょう。

【RPAの特徴②】幅広い対応が可能

Webサイトやシステムなど、ツールをまたがった業務にRPAは幅広く対応可能です。

例えば、WebブラウザとExcelを連携できるので、
①SFAに入力されたデータをロボットが取得
②Excelに最新のデータを記載

といった動きが可能です。

これまで手作業でやる場合は、
①SFAにログイン
②必要なデータをコピー
③Excelを開く
④出力したい特定セルをクリック&ペースト

という操作が必要でした。

ですが、RPAならこれらの作業をまるっとロボットが覚えて、次から自動で実行してくれます。

【RPAの特徴③】24時間365日稼働

RPAは人間と違い、24時間365日稼働できます。

そのため、
・毎日決まった時間にデータを取りにいく
・夜遅い時間でも正確に決められたタスクを実行する

などのような対応が可能です。

また、発注の処理や広告レポートの数値取得など、手作業で毎日おこなうには大変な業務を、時間や曜日にとらわれずに遂行できます。

RPAの仕組みとAIやマクロとの違いとは

業務を自動化するツールとして、RPAはしばしばAIやマクロと混同されがちです。

そこで、それぞれの特徴や違いを以下の表に簡単にまとめました。これらのポイントを押さえて、RPAに対する理解を深めていきましょう。

名前 特徴
RPA ・さまざまなアプリケーションの定型業務を幅広く自動化できる
・高度な専門知識がなくても、操作できるケースが多い
・主体的な処理はできず、あらかじめ設定したルールに忠実に従う
AI ・データベースの情報をもとに、状況に応じて自律的な判断ができる
・開発や運用に大きなコストがかかる
マクロ ・Excelなど一部のアプリケーションの操作のみ自動化できる
・プログラミングなどの専門知識がないと、操作が難しい

※RPAとマクロについては「RPAとマクロ、どう違う?」を、RPAとAIについては「RPAとAIで働き方はどう変わる?」をぜひ参考にしてください。

RPA導入のメリットや効果とは

RPAを導入するメリットや効果は、大きく5つあります。それぞれ解説します。

【メリット・効果①】人的ミスを防ぎ、業務品質を向上できる

RPAは設定したルールに従って動くので、人的ミスが起きるおそれがありません。内容を逐一確認する手間が減るうえに、常に一定の業務品質を担保できます。

【メリット・効果②】スピーディに業務を処理できる

手作業で一つひとつの業務をこなすよりも、RPAを使えば圧倒的にスピーディに処理できます。なかには年間の作業時間を50〜80%も削減できた例もあります。

【メリット・効果③】コア業務にリソースを注力できる

単純作業に割いていた時間を、戦略立案や分析などのコア業務にあてられます。これにより、一人あたりの生産性向上が期待できます。

【メリット・効果④】人件費などのコストを大幅削減できる

人を雇うとなると、採用・教育に多大なコスト(時間や費用など)が生じます。ですが、RPAならコストを大幅に抑えたうえで生産性を維持・向上できます。

【メリット・効果⑤】 働き方改革を推進できる

RPAは人手不足の改善につながるうえに、労働時間の短縮や生産性向上なども期待できます。その結果、働き方改革を推進してより良い労働環境を実現できます。

ほかにも、PC上の定型業務なら幅広く自動化できるため、多くの業界で導入が進むなどメリットは多岐に渡ります。

RPAのメリットについてさらに詳しい知りたい方は、「RPA導入の5つのメリットとは?最大限に活かす方法やデメリットも解説」をぜひ参考にしてください。

RPA導入のデメリットやリスクとは

RPAには数多くのメリットがありますが、一方でデメリットやリスクも存在します。主なデメリットは、以下のとおりです。

【デメリット・リスク①】ロボットが停止する場合がある

RPAは「決まった手順の業務」を自動化するのが得意です。ですが、頻繁な手順変更や例外的な処理には弱く、途中でロボットが止まってしまうこともあります。

【デメリット・リスク②】ロボットを管理しきれないおそれがある

ロボットを無闇に作ってしまうと、管理しきれずに「野良ロボット」が発生してしまいます。知らないところで稼働を続け、サーバに負荷をかけたりエラーが起きたりすることも。

【デメリット・リスク③】不正アクセスや情報漏洩のおそれがある

プログラムの不具合や人的ミスを突かれ、不正アクセスなどの被害を受ける可能性はゼロではありません。重大な事故が起きる前に、セキュリティ対策が必要です。

ほかにも、RPAの導入・運用には費用がかかるので、それ以上のリターンを得られるかのチェックは必須です。導入前に必ず試算しましょう。

RPAのデメリットやリスクについてさらに詳しい知りたい方は、「RPA導入の5つのメリットとは?最大限に活かす方法やデメリットも解説」をぜひ参考にしてください。

RPA導入の成功事例

RPAを実際に導入し、成果を上げた事例は数多くあります。

たとえば、弊社BizteXが提供するクラウドRPA「BizteX cobit」を利用したある企業様では、定型業務の作業時間を年間70%以上も削減することに成功しました。

自動化した業務 自動化した成果
・業務進捗のレポート作成 ・作業時間の約70%削減(330時間/年 → 100時間/年)
・応募者への応募受付メール送信
・顧客企業への報告書作成
・作業時間の約77%削減(650時間/年 → 150時間/年)
・報告書作成の頻度が改善(3ヶ月 → 毎日)

従来の手作業で対応していた頃と比べると、作業スピードや効率の差は一目瞭然です。

ご参考になりそうな内容として、「【クラウドRPAの導入事例】人材サービス/人材採用代行業務」もぜひご覧ください。

※他の事例も見てみたい方は、弊社の「クラウドRPAの導入事例」を参考にしていただけたらと思います。

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RPA導入のステップと失敗しないコツとは

RPAとは?導入事例

RPAを導入するには、主に以下のようなステップを踏む必要があります。

Step①. 自動化したい業務を洗い出す

RPAで自動化したい業務を、できる・できないに関わらず一旦すべて洗い出します。

Step②. 実際に自動化する業務を決める

洗い出した業務の中から、負荷が高いものなど優先順位をつけて、自動化したい業務を選びます。

Step③. 要件に沿ってRPAツールを選ぶ

業務を自動化するにあたり、必要な機能やサポートが備わっているRPAツールはどれか検討します。

Step④. テスト導入する

無料トライアルなどで実際にRPAツールを導入し、自動化を行います。

Step⑤. 導入効果を検証する

ツールの使い勝手や自動化した結果などを踏まえ、改めて要件などを定義します。

Step⑥. RPAツールを本格導入する

要件をもとにRPAツールを選定し、ベンダー(販売元)と協力しながら本格的に導入を勧めます。

Step⑦. 運用・保守する

現場に応じて自動化を進め、ルールが変われば対応するなどして運用・保守をします。

これらのステップを踏んで、はじめてRPAは真価を発揮します。とはいえ、はじめてRPAを導入するとなると、分からないことやトラブルだらけで悩む場面が多いはず。

そんな状況を乗り越えるためにも、「RPAツールを提供するベンダーのサポート体制」は必ず事前にチェックしておきましょう。

また、RPA導入でいきなりガラッとやり方を変えるのは禁物です。失敗しないコツは、「まず小さく始めて、大きく育てる(スモールスタート)」を意識することです。

RPAツールの種類を知ろう

「RPA」といってもその数は膨大で、特徴や強みもそれぞれ異なります。

その中から自社に最適なツールを選ぶために、選び方のコツを押さえておきましょう。

【RPAの種類】クラウド型・デスクトップ型・サーバ型

RPAツールには、大きく分けて3種類あります。

1. クラウド型
インターネット上でサービスを利用する形態のRPAです。
日本初のクラウドRPAは「BizteX cobit」。利用者も多く、使いやすいUIが特長
(ネット環境があればどこでも・だれでも利用可)

2.デスクトップ型
パソコン端末にインストールし、導入・運用する形態のRPAです。
これまでは開発が必要なものが主流だったが、開発不要で誰でも簡単に扱えるRPA(robop)が登場。
(セキュリティ面に強く、自由なカスタマイズ・連携が可)

3. サーバ(オンプレミス)型
自社サーバ内に設置し、導入・運用する形態のRPAです。
開発が必要なため、複雑なプログラミング知識を必要とします。
(セキュリティ面に強く、自由なカスタマイズ・連携が可)

サーバ型は費用が高く、開発コストやプログラミング知識が必要となります。ロボットに修正が必要な場合にすぐに対応が難しかったり新規ロボットを作成できる従業員が限られるといった問題も。導入検討時にはその費用対効果をしっかりと確認しましょう。

近年では、低コストで使い勝手のいいクラウド型やテスクトップ型が登場し、効率化を進めるべく導入を進める企業が増えています。

自動化したい業務や操作可能なアプリケーションを定めることは、もちろん重要です。「まずはスモールスタートしてみたい」という方は多いでしょう。たとえばテレワークが進んでいる企業の場合には、ネット上で部署メンバーみんなで使えるクラウド型がおすすめです。

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RPA製品の選び方のポイントを知ろう

では次に、RPA製品の選び方についてです。
具体的にRPAツールを比較検討するうえで、見るべきポイントは大きく5つあります。

ポイント①. 自動化対応に必要な機能があるか

業務を自動化するにあたり、要件に沿った機能があるか。

ポイント②. ツールに柔軟性・拡張性があるか

運用時にスムーズに調整できたり、他サービスとの連携がしやすいか。

ポイント③. コスト以上の成果を見込めるか

RPAの導入・運用にかかる費用以上のリターンを得られるか。

ポイント④. ⾮エンジニアでも使いやすいか

専門知識がなくても、直感的に操作しやすいか。

ポイント⑤. カスタマーサポートは充実しているか

困ったときに頼れるサポート体制があるか。

ツールの選び方のさらに詳しいポイントは、「失敗しないRPAツールの選び方!最適なツールを見つける5つのポイント」をぜひ参考にしてください。

ちなみに、なかには無料で使えるRPAツールもありますが、基本的におすすめしません。

というのも、有料ツールと比べると機能面・サポート面で大きく劣ることが多く、「業務効率化」という本来の目的から外れてしまうおそれがあるためです。

無料ツールでなく有料ツールがおすすめな理由については、「無料のRPAツールは逆効果!?フリーソフトより有料ツールがおすすめな理由」で詳しく解説しているので、気になる方はぜひご覧ください。

まとめ

これまでの内容を、改めてまとめます。

・RPAとは、人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツールのこと
・事務作業など「決まった手順で・繰り返し行う定型業務」の自動化が得意
・「人手不足の改善」「働き方改革の実現」などを理由に、近年導入が進んでいる
・RPAを導入すると、業務効率化や生産性向上などの効果が期待できる
・RPAツールにはクラウド型とサーバ(オンプレミス)型・デスクトップ型がある

RPAを導入すると、業務の自動化・効率化によって生産性を大幅に向上できます。

自社の生産性や労働環境などを改善するために、ぜひRPAの導入を検討してみてください。

プログラミング未経験・初心者でも簡単に使えるBizteXのRPA

業務自動化ツールを開発・提供するBizteXでは、2種類のRPAを取り扱っています。
それが、クラウドRPA「BizteX cobit」とデスクトップRPA「robop」です。

どちらもプログラミング知識を必要としないRPAで、操作の簡単さに定評があります。

RPAといえば、一般的に費用が高い印象がありスモールスタートには不向きな印象がありますが、BizteXでは業界でも極めて安価で利用可能なRPAをご用意しております。ぜひお気軽にお問合せください。

業界トップの低コスト!クラウドRPA「BizteX cobit」

BizteXサービスの特徴

製品ページはこちら>>BizteX cobit

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デスクトップRPAの対応範囲

製品ページはこちら>>デスクトップRPA「robop」

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【関連記事】>>パソコン業務を自動化するデスクトップRPA「robop」とは

RPAの活用事例

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