【DX】宅建業法改正とは?電子契約システム導入時の対応を解説

2022年5月に施行される宅建業法改正。電子契約システムを用いた契約においては、「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」の3つの要素が必須となります。本記事では改正の概要と注意点、システムの導入時のポイントから導入したシステムをAPI連携し更なる効率化を実現する方法について、わかりやすく解説します。

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目次

不動産取引で無視できない宅建業法改正(宅地建物取引業法)

宅建業法改正(宅地建物取引業法)とは?

これまで不動産の契約では、紙書類による契約書への署名や捺印(押印)が必要でした。これは宅地建物取引業法に則って「重要事項の説明」「売買契約の締結」「媒介契約の締結」をおこなうときには、対面での対応が義務付けられていたからです。

宅建業法改正とは、デジタル社会の形成を目指したデジタル改革関連法案の中のひとつで、行政手続きや契約時の押印、書面の交付を簡略化させ、デジタル化やペーパーレスを目指すものです。

2021年5月21日に成立したこのデジタル改革関連法案では、重要事項説明書や37条書面などの不動産取引にあたり宅地建物取引業者が交付すべき書類についての押印を不要とするものです。さらに、紙書類ではなく、電子ファイルでの交付を可能にしています。

つまり、宅建業法改正は、電子契約の活用を強く求める法改正ということです。

宅建業法改正により、不動産取引時になくなる制約

宅建業法改正により、こでまで必須とされていた「紙での書面交付」「宅地建物取引士の署名・捺印」の制約がなくなります。

紙での書面交付は、電子ファイルによる書面交付が可能になった

今回の宅建業法改正では、これまでの宅建法では書面による交付が義務付けられていた書面のうち、「媒介契約・代理契約締結時の交付書面」「レインズ登録時の交付書面」、必ず交付する「重要事項説明書」や「宅地建物の売買・交換・賃貸借契約等締結後の交付書面」といった4つの書面については、電子ファイルによる交付が認められることとなりました。※相手の承諾が条件となります。

電子ファイルによる交付が認められた書類

  • 媒介契約・代理契約締結時の交付書面
  • 指定流通機構(レインズ)登録時の交付書面
  • 重要事項説明書(35条書面)
  • 宅地建物の売買・交換・賃貸借契約等締結後の交付書面(37条書面)

宅地建物取引士の署名・捺印(押印)が不要になり、電子契約が可能になった

今回の宅建業法改正では、これまで必要とされていた重要事項説明書や宅地又は建物の売買・交換・賃貸契約締結後の交付書面への宅地建物取引士の押印や捺印が不要になりました。

一方で、宅建業者が宅地や建物の売買・交換について媒介契約や代理契約を締結したさいに交付する書面については、引き続き押印義務が発生します。

不動産取引のデジタル化では、電子契約システムの導入を検討する

電子ファイルへの電子署名・タイムスタンプ、電子書面交付が可能に

不動産取引をデジタル化するうえで導入検討が進むのは、電子契約システムです。

電子契約システムを導入することで、紙書類に署名や捺印(押印)する必要がなくなり、オンライン上でPDFファイルなどの電子ファイルに電子署名やタイムスタンプを付与することで契約を締結できるようになります。

電子契約システムならではのメリット

①クラウドストレージが搭載されている

これまでは紙で保管していた契約書をクラウド上で保管することが可能になります。

②役職・担当者毎による閲覧権限設定可能になる

特定のアカウントにのみ、該当の契約書を管理できるよう閲覧権限を設定することが可能です。

③アラート・リマインド通知機能で対応漏れを防止できる

まだ契約締結が完了していない契約書がある場合に、指定された期日までにアラートやリマインドの通知を送ることが可能になります。

不動産取引で電子契約システムを導入した場合の効果

宅建業法改正を受けて電子契約システムを導入する企業は多いです。前述のクラウドストレージや閲覧権限の付与、アラート・リマインド通知といった機能が使えることは電子契約システムの導入メリットですが、このほかにも「コスト削減」「リモートワークの推進」「業務効率化」といった面でも大きな導入効果を発揮します。

①コスト削減

紙ではなく電子データを主流とすることで、紙で契約書を作成する際にかかっていた印刷費用や印紙代などのコストカットが可能になります。

②リモートワークの推進

紙書類を用いた不動産契約の場合は、書類の送付や受け取り、作成、保管のために出社が必要となりますが、クラウドストレージでの管理により、その必要がなくなります。

③業務効率化

契約書類の作成や紙書類の整理、確認時に膨大な紙書類の中から必要書類を探し出すさいなどにかかる手間をなくします。

電子契約システム導入と同時にすべきこと

運用ルールの作成

これまでの紙書類による契約締結と電子契約システムを活用した契約締結では、業務フローが異なります。

そのため、社内での業務分担や承認者の確認順といったルールをあらかじめ明確にしておくことで、契約関連の業務を円滑に進められるようになります。電子契約システムを導入する際には運用ルールも作成しましょう。

取引相手への配慮

電子契約システムでの対応をすすめても、取引相手の中には紙書類による契約締結を希望する場合もあるでしょう。物件所有者がインターネットやPCの操作に慣れていなかったり、仕組みがわからずに困惑してしまうこともあるかもしれません。

そのため、完全に紙書類での契約を撤廃するのではなく、紙書類での契約締結を希望する取引相手にも対応できるようにするとよいでしょう。また、取引相手が問題なく対応できるように、電子契約システムの操作マニュアルを用意しましょう。

コンプライアンスの強化

不動産取引では高額な取引が多いうえに、個人情報も必要になります。電子データであっても紙書類と同様に厳重に取り扱い、コンプライアンス面においても十分に注意しなければなりません。

システム導入によるオンライン上でのやり取りにおいては、データ管理や共有がしやすくなりますが、一方では情報の流出やデータ破損のリスクが伴うでしょう。特に、システムへのアクセス権限についてはセキュリティ対策への意識を強くしていきましょう。

導入社数の多い、使いやすい電子契約システムを選ぶ

ポイントは「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」

契約の成立においては、「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」の3つの要素が必須となります。これらが揃っていることで電子署名法第3条の要件を満たすことはもちろん、契約上のトラブルなどが起きたときの対処することが可能になります。

システムを選ぶさいには、「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」といった機能が備わっている電子契約システムの導入がおすすめです。

CLOUD SIGN(クラウドサイン)

電子契約ツールのおすすめソフト

クラウドサイン:https://www.cloudsign.jp/

クラウドサインは、導入社数も多く業種を問わずに利用実績の豊富な電子契約システムです。
契約管理業務に必要な機能が備わっており、ユーザーの声を意識したシステムの改修を重ねていることから扱いやすさにも定評があります。また、サポート体制も整っていることから、日本企業においてもっとも導入実績のある信頼のおける契約管理システムです。

クラウドサインとシステムをAPIで連携し、業務を自動化

API連携ツール:BizteX Connect

さらにクラウドサインは、API連携ツールBizteX Connectをつかうことで、プログラミングの知識がない方でも簡単にシステム連携することが可能です。BizteX Connectは“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にクラウドサインと他社システムやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理を可能にします。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

クラウドサインとBizteX Connectの連携具体例

『クラウドサイン』×『BizteX Connect』における連携具体例

たとえば、クラウドサインであれば、クラウドストレージ「box」やSlack、Chatworkなどのチャットツールをはじめとするその他SaaSと連携することで、更なる業務自動化フローを構築することができます。

この業務自動化により、作業工数や人件・金銭コストの削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止や脱属人化の実現にも大きく寄与します。

以下で、クラウドサインとiPaaS『BizteX Connect』を用いた連携具体例を紹介します。

連携例▶クラウドサインで契約書を締結したら、ファイルをboxに自動格納しチャットツールに通知する

クラウドサインの連携方法は?

クラウドサインが締結になったら、締結済ファイルをboxに自動で格納し、SlackやChatwork、LINE WORKSなどのチャットに作業完了を通知します。

進捗をタイムリーに把握できるため、リードタイムを短縮し、業務効率化はもちろん、生産性向上にも寄与します。

連携例▶クラウドサインでお客さまが締結を取り消し、もしくは却下した場合にチャットツールに通知する

クラウドサインの連携方法は?

クラウドサインでお客さまが締結を取り消し、または却下した場合にChatworkやSlack、LINE WORKSなどのチャットツールに即座に通知します。

進捗をタイムリーに把握できるだけでなく、迅速な対応が可能になるため、取引先への対応満足度向上にも寄与します。

【無料トライアル】クラウドサインとその他ツールのAPI連携はiPaaS『BizteX Connect』で実現

クラウドサインの連携方法は?

すでにクラウドサインを導入している場合は、iPaaS「BizteX Connect」を併用することで、さまざまなソフトやアプリケーションを連携し、円滑な業務フローを構築します。もちろん、クラウドサイン以外のSaaSとSaaSを連携することも可能なので、業務自動化による人件コストの削減はもちろん、業務効率化を実現します。宅建業法改正を受けて、電子契約ツールを導入する場合には、ツールとツールの連携・一元管理による効果についてもあわせて検討してみてください。

iPaaS『BizteX Connect』は、無料トライアルを実施中です。
無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、トライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

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