業務改善アイデア!中小企業が効率化を成功させるポイントとその方法とは?

労働人口減少にリモートワークの浸透も相まって、特に中小企業においては人的リソースをどれだけ有効活用できるかがシビアに求められてきます。少ない人数でいかに生産性を維持、向上していくか。そこで課題となってくるのが業務の効率化とそれにむけた業務改善です。本記事では、最初の一歩として取り組みやすい方法を提案します。

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目次

業務効率化を成功させるポイント

業務効率の重要性を理解していてもまず、何をすべきかがイメージできない方も多いでしょう。例えば、業務効率化でWeb検索したさい、さまざまな方法が提示されていますが、最初にやることは一緒です。それが自社の状況を正確に把握することです。

①現状、すべての業務を可視化する

業務効率化にあたってまずは「ボトルネックはどこで生じているか」「真に効率化を図る部分はどこか」を把握しましょう。

これを適切に判断するには、社内業務の全体像を正しく認識することが必要です。その上で「何をどのように」合理化すれば成果が上げられるかを考察します。

具体的には、各業務に関する以下に挙げるような内容を、できるだけ詳しくヒアリングし、状況をまとめましょう。

  • 担当者の名前と部署、作業内容
  • 作業の工程や使用ツール、必要なスキル
  • 作業にかかる時間や作業が発生する頻度など
  • 担当者(ヒアリング相手)が「問題」「非効率」を感じているところ

この部分をどれだけ地道により多くの人間からヒアリングできるかが重要です。というのも、現場の問題を正直に話す従業員は、ほとんどいないからです。それは現状からの変化を嫌ったり、目上の相手に悪い部分を見せたくないからです。

いろいろな対策方法がありますが、確実なのは同じ部署、同じ作業をする複数人から情報を聴取すること。そこで集めてきた情報から、上記のように「正直な回答は期待できない」という点を踏まえつつ、各意見の矛盾点やポジショントークの有無を見出し、真の課題点をあぶり出しましょう。

②業務効率化を実施する範囲と順番を決定する

業務の全体像を可視化し、ヒアリングなどにより課題点が抽出できたら、次に実施するのは効率化を図る業務を選択することです。各企業によって課題や優先度、改善対象となる範囲は異なるもの。全体改善のための大型システムを導入してもなかなかうまく行かないのは、システムそのものが至らないのではなく、自社の改善を図りたい範囲と優先付をしていないために「帯に短し、たすきに流し」の状態に陥っているのです。

各企業によって何を採用するかは異なると思いますが、業務効率化の優先順位を決めるための項目としては下記のようなものが考えられます。

  • 単純な業務 → アルバイトやIT、AI、ロボットで代用できる?
  • 定型化が図りやすい業務 → システム化する。RPAなどを利用する
  • 発生頻度が多い業務 → 喫緊の課題、解決の優先順位の高い課題

こういった項目に照らし合わせて課題点を抽出した後は、それが「社内で対応できるか」「アウトソーシングすべきものか」といった仕分けも重要です。あくまで業務効率化が目的ですから、「無理すれば、頑張れば」ではなく、実態に即した、現状で社内、社外どちらが現実的かを判断する必要があります。

③効率化を図るための手段、ツールを選定する

効率化を図る業務が決定したら、次に具体的に解決する方法を考察します。手段やツールの選定です。選定方法のひとつとして業務改善のフレームワーク「ECRS(イクルス)」を活用する方法があります。これは「改善の4原則」を意味し、業務をどのように改善すればよいかを考察するもの。この考察をもとにどんな手段を講じるべきか、どんなツールが必要なのかのヒントにしてみましょう。

Eliminate(排除)

「目的はどこにあるのか」を再確認しつつ、不要と考えられる作業工程や業務を「排除(Eliminate)」すること。「排除」は業務効率化を検討する際、はじめにチェックすべき事項です。追加のコストが発生しないため、利益率の向上を図りやすい視点と言えます。

Combine(結合)

関係性が強かったり似ていたりする2つ以上の業務を、「結合(Combine)」、まとめて行うことで効率化を図る視点です。これによって、必須となるツールや備品、個々人に必要となるスキルの数を節約できるというメリットもあります。

Rearrange(交換)

作業の工程を見直し、順番を「交換(Rearrange)」することで効率化を図る視点です。工程を変えるだけでも、劇的に工数を削減できるケースもあります。

Simplify(簡略化・単純化)

作業工程の一部を省いて「単純化」したり、より少ない工数で対応できるよう「簡略化」したりできないかを考察する視点です。これにより、従業員の精神的・肉体的負荷の軽減も期待できます。

導入して終わり、ではなく検証して改善策を立案、行動する(PDCA)

熟考の末に、仮に業務改善のためのツールを導入したとします。計画上は問題なかったものが実際に導入してみて思うほどの効果を発揮できていないケースもあるでしょう。ここで重要な工程が「検証」です。

成果がでないからツールとして物足りない、と単純に断じるのではなく、何がいけないのか、どういう状況なのかを正しく理解して、改善策を立案することが重要です。

そして、ここで採用されるのが「PDCAサイクル」です。PDCAは、P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)の略です。ごくまれに「PDCAは時代遅れ 効果がない」という方、記事などを目にすることがありますが、そんなことはありません。

PDCAは、そもそもツールではなく概念です。そのため、これを実施することで失敗したということは考えづらく、それよりもPDCAの質がしっかり担保できているのか、スピードをもって実施できているかを問うべきでしょう。

PDCAとは

Plan(Plan:計画する)
目標を設定し、業務計画を作成する段階のことです。まず、解決したい問題や利用したい機会を見つけて理解を深めます。そして、目標における情報を収集し、解決策を考え、計画を立てていきます。

Do(Do:実行する)
Pで立てた計画を実際にやってみる段階。問題を解決するための方法を見つけたら、少しずつ試してみてください。試す際にはその方法が有効だったか無効だったかも記録しておきましょう。ポイントは最初から計画を完全に実行しようとはせず、少しずつ実践することを心がけましょう。

Check(Check:評価する)
計画に沿って実行出来ていたのかを評価する段階のことです。この段階で試してみた解決策の結果を、最初の段階のPlan(計画)の時の予想と比較して分析し、解決策が有効かどうかを評価します。

Action(Action:改善する)
実施結果を検討し、業務の改善を行う段階。計画し、テストをした結果を評価し、最後のAで実行します。

重要なのはPdcaやpDcAになっていないか。

頭でっかちになるのも問題ですが、なかなか行動を起こせないこと、起こさないことも問題です。

まずは気軽にやってみようという気持ちで行動を起こしてみましょう。

効率化のために、業務改善を実行する上での注意点

業務効率の有用性や実施する方法を理解していただいたところで、次には実行に際して注意して頂きたい部分をご説明します。

①属人性を廃するため各業務はマニュアル化すること

業務の効率化を図る上で避けたいのが、「属人性を排すること」。言い換えれば「誰が担当しても概ね同じ効果を期待できる」のが理想です。担当者の退職や不在で、改善した業務がもとにもどってしまわないように、人が担当するにせよ、ツールを利用するにせよ、マニュアルは必ず残しましょう。

また、別の視点でマニュアルで実践してほしいのが電子化です。マニュアルの電子化により印刷やコピーなどの手間が省略できますし、文書決済も社内クラウド上で完結できれば、テレワーク環境でも効率化が期待できます。

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②組織全体で方向性やビジョンを統一化する

業務効率化を実践する際には、担当者レベルではなく、組織全体で「あるべき姿」を共有することが重要です。

組織としてのビジョンや方針が示されないと、いざという時に「何をすれば良いか、どうこうどうすればよいか」がわからなくなってしまいます。

さらに最悪のケースでは、業務効率化に向けたアイデアを巡って部署間で対立が起こることもあるでしょう。

ここで重要なのが共通、統一化させたビジョンを持っていることです。いずれせよ組織全体で共通人気を持ち、各々が積極的に取り組む体制を作ることが成功させるためのポイントです。

業務改善アイデア①業務をまとめる/業務を分ける

複数の担当者やユニットで行っていたタスクをひとつにまとめることによって、業務が効率化されるケースもあります。これまで細切れで進んでいたものが、担当者が大局的な視点で横断的な判断をすることで情報共有の遅れや行動を切るまでのタイミングが良くなるということです。

一方で逆もあります。特定のユニットや担当者が単独で行っていた業務においてはそれを分業化することによって効率化を図れるシーンも多いです。ここには、分業化により各従業員が自身の役割に徹することができるためです。また、新たに参加する人間も役割をこなすためのトレーニングが絞られているので、より早く、即戦力に育てやすいメリットがあります。

業務改善アイデア②アウトソーシングする

外注と聞くと「予算がない」と、アウトソーシングを選択肢に数えない方、企業もありますが、専任そして業務に特化した外注企業による時間短縮などによりトータルで考えると、コストを抑えられるという視点を持つのも重要です。

そもそも、これから労働人口が減少していくことが業務効率化を図る目的のひとつであれば、アウトソーシングは積極的に取り入れていくべきトピックスと言えます。ただし、どの料理機を、だれ(外注先)にお願いするかは慎重な見極めが重要でしょう。

業務改善アイデア③業務を自動化する

業務プロセスをデジタル化し、自動化することで効率を向上させることができます。例えば、タスクの自動化やデータの電子化など、時間を節約しヒューマンエラーを軽減することができるでしょう。

必ずしも人間がおこなわなくてよい類の業務に関しては、自動化することで業務の効率化が図れる場合があります。例えば、Excelのマクロやプログラムを使い、日常的な業務の一部を自動化できる場合も多くあります。また、ヘルプデスク・カスタマーサポートの問合せ対応においては、定型的な回答が可能なものに関して、チャットボットを利用して対応する方法も有効です。

また、最近のトレンドしては各種事務作業をロボットに代行させることにより、業務効率化を図るRPAを採用す企業も増えています。

RPAの特徴は人間が行う業務の処理手順を操作画面上から登録しておくだけで、ブラウザやクラウドなどさまざまなアプリケーションを横断し業務自動化を実現してくれる点。現在様々な分野で活用され始めており、多方面で、単純作業などを中心にホワイトカラーの業務自動化を拡大し、より広範な業務に対応できる技術として活用されています。

業務改善アイデア④チームコラボレーションツールを使う

プロジェクト管理やタスク管理のためのチームコラボレーションツールを導入することで、情報共有やタスクの進捗管理を円滑に行うことができます。例えば、Trello、Asana、Slackなどが有用なツールです。これらのツールを使用することで、チームのコミュニケーションやタスク管理を一元化し、効率的な作業環境を実現することができます。

情報共有を簡易化する

チームメンバーは、プロジェクトやタスクに関連する情報をリアルタイムで共有できます。ドキュメントやファイルをアップロードし、チーム全体で編集やコメントを行うことができます。

タスク管理を簡易化する

チームコラボレーションツールでは、タスクを作成し、担当者や期日を割り当てることができます。メンバーは自分の担当タスクの進捗状況を確認し、チーム全体の進捗を把握することができます。

コミュニケーションを円滑化する

チーム内でのコミュニケーションは、メッセージやコメント、チャット機能などを通じてスムーズに行えます。メンバーはリアルタイムで意見を交換し、問題解決に取り組むことができます。

プロジェクト管理を簡易化させる

プロジェクトの進行状況やマイルストーンを追跡することができます。タスクの依存関係や優先順位設定なども行えます。

業務改善アイデア⑤プロセスの見直しと簡素化をおこなう

業務プロセスを見直し、非効率な手順を特定して簡素化することで、生産性を向上させることができます。例えば、重複作業の削減や不要な承認手続きの省略などが考えられます。

プロセスマッピングを実施する

プロセスマッピングは、業務プロセスのフローを視覚化する方法です。フローチャートやワークフローダイアグラムを使用して、各ステップや関係者、情報フローを明確に示します。これにより、プロセス全体を把握し、改善のためのポイントを見つけることができます。

ボトルネックを特定する

ボトルネックは、プロセス内で最も時間やリソースを消費している箇所を指します。ボトルネックを特定し、その原因を分析することで、効率の低下や遅延の要因を特定できます。そして、そのボトルネックを改善するための対策を講じることが重要です。

重複作業を削減する

プロセス内で同じ作業が重複して行われている場合、それを特定し削減することで効率を向上させることができます。例えば、情報入力の重複や承認手続きの重複を削減するなどの取り組みが考えられます。

不要な手順を省略する

プロセス内に不要な手順や手続きがある場合、それを見直し省略することで効率化を図ることができます。例えば、過剰な承認手続きや書類の作成など、本来の目的や価値を提供しない手順を省略することができます。

技術の活用で簡素化を図る

技術の進歩を活用することで、業務プロセスの簡素化や自動化が可能です。例えば、ワークフローシステムや自動化ツールを導入することで、手作業や時間のかかるタスクを自動化し、生産性を向上させることができます。

業務改善アイデア⑥社内コミュニケーションの円滑化を図る

コミュニケーションの円滑化は業務改善に重要です。社内チャットツールの活用や定期的なミーティングの設定、進捗報告のルール化など、コミュニケーションの効率化を図ることができます。

コミュニケーションツールを活用する

チーム内のコミュニケーションを円滑にするために、社内チャットツール(例: Slack、Microsoft Teams)やプロジェクト管理ツール(例: Trello、Asana)を活用することが重要です。これにより、リアルタイムでの情報共有やコラボレーションが容易になります。

定期的にミーティングをおこなう

チームメンバーとの定期的なミーティングや週次報告会を設定することで、進捗状況や課題を共有し、意見を交換する機会を設けます。定期的なコミュニケーションを通じて、チームの一体感と協力関係を強化することができます。

コミュニケーションガイドラインの策定をする

社内コミュニケーションに関するガイドラインを作成し、従業員に共有することで、コミュニケーションのスタイルやルールを明確にします。例えば、メールやチャットの返信時間の目安、情報共有の形式、プロジェクトメールの件名のルールなどを明確化することで、コミュニケーションの効率性を高めることができます。

聴取とフィードバックの促進を図る

コミュニケーションは双方向のプロセスですので、従業員の声やフィードバックを積極的に受け入れる環境を作ることも重要です。上司や上位管理職が従業員の意見に耳を傾けることで、従業員のモチベーションや参加意欲が高まり、組織全体のコミュニケーションが円滑になります。

コミュニケーションスキルのトレーニングを行う

コミュニケーションスキルの向上に取り組むことで、効果的なコミュニケーションを実現することができます。組織内でのコミュニケーションスキルのトレーニングやワークショップを提供することで、従業員のコミュニケーション能力を向上させることができます。具体的なトピックとしては、効果的なフィードバックの提供方法、アクティブリスニングのスキル、難しい会話の円滑化などが含まれます。

オープンなコミュニケーションチャネルを設定する

社内の階層や部門を越えたコミュニケーションを促進するために、オープンなコミュニケーションチャネルを設定します。例えば、社内SNSや共有ドキュメントのプラットフォームを活用することで、情報の透明性や交流の促進を図ることができます。

チームビルディング活動の実施を図る

チームビルディング活動を通じて、従業員間の関係性や信頼を築くことが重要です。定期的なチームビルディングイベントやアクティビティを計画し、コミュニケーションと協力の強化を図ります。

マルチチャネルコミュニケーションを行う

一つのコミュニケーションチャネルに頼らず、状況や目的に応じて適切なコミュニケーション手段を選択します。メール、会議、直接対話、チャットなど、様々なチャネルを柔軟に活用することで、適切な情報伝達と円滑なコミュニケーションを実現します。

業務改善アイデア⑦データ分析と意思決定の強化を図る

ビジネスデータの収集と分析を強化し、意思決定の根拠をデータに基づかせることが重要です。データ可視化ツールやビジネスインテリジェンスツールの活用によって、効果的な経営判断を行うことができます。

データの収集と整備を行う

クオリティの高いデータを収集し、適切に整備することが重要です。適切なデータ収集方法を選択し、データの正確性と完全性を確保するためのプロセスやガイドラインを策定します。

データ分析ツールを導入する

データ分析には専門的なツールやソフトウェアを導入することで、データの可視化やパターンの発見、傾向の分析などを行うことができます。データ分析ツールの活用により、データの解釈や洞察を容易にし、意思決定に役立つ情報を得ることができます。

データドリブンな意思決定の推進を図る

データを意思決定の基礎として活用する文化を醸成することが重要です。データを組織内で共有し、意思決定の議論やプロセスにデータ分析の結果を組み込むことで、客観的かつ事実に基づいた意思決定を実現します。

KPIの設定とモニタリングを行う

キーパフォーマンス指標(KPI)を設定し、定量的な目標や基準を持つことで、業績やプロジェクトの進捗を測定し管理することができます。KPIの定義とモニタリングにより、データに基づいた進捗管理と問題解決を行い、意思決定の迅速性と精度を向上させることができます。

データ教育とスキル向上の促進を図る

従業員のデータリテラシーと分析スキルを向上させるための教育プログラムやトレーニングを提供します。データの解釈や分析手法の理解を深めることで、従業員がデータを適切に活用し、意思決定に反バナンスの枠組みを確立します。データの所有権、アクセス権限、品質管理、データ保護などのポリシーや手順を策定し、データの信頼性とセキュリティを確保します。

データの可視化とダッシュボードを活用する

データの可視化とダッシュボードの活用により、膨大なデータを分かりやすく視覚化し、効果的な意思決定をサポートします。視覚的な表現やグラフィックスを通じてデータの洞察を得ることで、迅速な意思決定やアクションを促進することができます。

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業務改善アイデア⑧スキルアップとトレーニングの提供

社員のスキルアップとトレーニングに積極的に取り組むことも業務改善につながります。新しいツールやテクノロジーのトレーニング、リーダーシップ開発プログラムの導入など、従業員の能力向上に投資することが重要です。

プロフェッショナルなトレーニングプログラムを提供する

従業員が業務上のスキルや専門知識を向上させるためのトレーニングプログラムを提供します。内部のトレーナーや外部の専門家を招き、実践的なスキルを磨くためのワークショップやセミナーを開催します。

マンターリングやコーチングを活用する

上位の従業員や専門家とのマンターリングやコーチングプログラムを導入します。これにより、経験豊富なメンターからの指導やフィードバックを通じて、従業員の成長とスキル向上を促進します。

内部教育プログラムの推進を図る

従業員同士で知識やスキルを共有するための内部教育プログラムを推進します。部門間の知識交換やベストプラクティスの共有セッション、社内セミナーやウェビナーなどを通じて、従業員が互いに学び合う機会を提供します。

オンライン学習リソースの活用を図る

オンライン学習プラットフォームやコースを活用し、従業員が自己学習を行う環境を整備します。従業員が自分のペースで学ぶことができるため、柔軟性と効率性の向上に貢献します。

パフォーマンス評価と個別目標を設定する

従業員のスキルアップを促進するために、パフォーマンス評価や目標設定のプロセスを活用します。従業員との定期的なパフォーマンス面談やフィードバックセッションを通じて、スキルの不足や成長の機会を特定し、必要なトレーニングやスキル開発のサポートを提供します。

外部トレーニングや研修の支援

従業員が外部のトレーニングや研修プログラムに参加することを支援します。業界の最新動向や専門知識を習得するための外部講座やセミナーへの参加、資格取得のサポートなどを提供します。

ジョブローテーションや異動の促進をする

従業員のスキルアップを促進するために、ジョブローテーションや異動の機会を提供します。異なる部門やプロジェクトでの経験を通じて、従業員が幅広いスキルや視野を獲得し、組織内での成長と多様な役割への対応力を高めます。

フィードバック文化を構築する

フィードバック文化を促進し、従業員が定期的かつ具体的なフィードバックを受ける環境を整備します。上司や同僚からのフィードバックを通じて、個々のスキルや成果を向上させるための改善点や成長の機会を特定し、トレーニングの方向性を明確にします。

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まとめ

業務効率化を図る目的のひとつは、人から仕事を奪うのではなく、限られた人的リソースを自社の中核として、他社と差別化できる強み(コア・コンピタンス)を伸ばすことに集中させるため。
そのために大切なのは、単純作業などは極力、アウトソーシングや自動化で業務改善をすることです。

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