紙や印鑑を用いた経費精算や支払の申請業務を効率化したいと考える企業からいま注目を集めているのがAI OCRです。AI OCRを活用することで、瞬時に文字データ化が可能になることはもちろんのこと、たとえば経理精算システムやRPA、ビジネスチャットと連携させることで承認・却下など稟議まわりの業務をチャット完結できるなど時間と手間を大幅に削減します。
【わかりやすく解説】AI OCRの「OCR」ってなに？
働き方改革や業務効率化が注目され、SaaSの活用がすすむなかで、特に導入が目立つシステムといえば、AI OCRです。AI OCRは、OCRとAIを融合させたシステムのこと。AI OCR自体のことを知るためには、まずはOCRについて知っておく必要があります。
OCRとはOptical Character Recognition/Reader（オプティカル・キャラクター・レコグニション／リーダー）の略で、光学文字認識と訳されます。
OCRだとか光学文字認識だとか、聞き慣れていない言葉で説明されてもさっぱりイメージがつかない…といった方も多いでしょう。OCR（光学文字認識）は簡単に説明すると、手書きやプリントされた文字をイメージスキャナやデジタルカメラで読み取り、コンピュータが利用できるテキストデータに変換する技術のことです。
OCRの技術は、私たちも日常的に目にしています。たとえば、はがきに手書きする7桁の郵便番号や宅急便や郵便物に添える伝票、高速道路の車番認識システムです。実はこれらもOCRの技術を活用したもの。どれもイメージスキャナやデジタルカメラなどで文字情報を読み込み、データ処理しています。
ここまでがAIOCRの「OCR」についての説明です。なんとなくイメージがついたでしょうか。つぎにAI OCRについて見ていきましょう。
「AI OCR」ってなに？
AIOCRは、従来のOCRの技術にAIの技術をかけ合わせたものです。 AI独自のDeepLearning（ディープラーニング）機能を取り入れることで、これまでOCRの課題となっていた文字認識の精度の低さや読取位置の調整、チェック作業といった非効率な業務をカットできるようになりました。
たとえば、罫線にかかる文字や取り消し線。これらも高精度に認識できるようになっています。AI（人工知能）ならではのディープラーニングによって精度向上が図られ、 これまで困難とされていたさまざまな認識を実現しているのです。
また、認識精度が向上したことにより、癖文字や達筆といった従来のOCRでは読取が難しかった文字であっても認識してくれますし、かすれ文字などに関しても問題なく読み取れます。
AI OCRの導入が進む大きな2つの理由とは
AI OCRの導入理由①フォーマットが異なる帳票にも対応できる！
帳票をOCRで読み取るさい、これまでは事前に読取位置であったり項目の詳細定義をしなければなりませんでした。一方、AI OCRはAIが読取位置や項目を自動抽出することができます。この技術によって、紙ベースの資料をスキャンするだけで文字を認識してくれるようになったのです。
たとえば発注書や納品書、納品書といった多様なフォーマットの帳票であっても、スキャンするだけで項目を抽出することができます。これにより、作業にかける時間コストと人員コストを削減することが可能になります。
AI OCRの導入理由 ②業務システムやRPAと連携できるから、作業効率がアップ！
AI OCRは、読み取った情報が何の項目なのか、さらに業務システムへ入力する必要がある情報は何かなどを抽出し生成することができます。
抽出した情報が何なのか「意味付け」ができるため、AI OCRをRPAに連携させることで、業務効率をさらにアップすることができるのです。
ちなみに、「RPA」とは人間がおこなっていた業務を 代行・代替するソフトウェアロボットのこと。AIOCRと組み合わせることで、抽出データを入力、集計、出力などといった一連の業務の自動化ができるようになります。
AIOCRを導入するメリット
上記の理由から、AIOCRやOCRを検討する企業は増えています。導入のメリットを抑えましょう。
- テキスト化によるデータ活用が可能になる
- 過去データの管理を簡易におこなえるようになる
- 文書の改ざんを防止できる
- 入力ミスを削減できる
- 作業効率が高まる
AIOCRやOCRを活用し、紙文書を文字データ化することで、データの活用や過去データの管理が簡単におこなえるようになります。さらに意図的に文書に手を加える「文書の改ざん」防止にも役立ちます。これは、情報の修正履歴が残されることで、誰がいつどのように情報を修正したのかをデータとして可視化させることができるためです。
入力ミスが削減されることで、作業効率が高まることはいうまでもありません。
AIOCRの事例※業界別
業界別の代表的な事例をご紹介します。導入効果とあわせてご確認ください。
AI OCR選定の５つのポイントとは
AI OCRの選び方 ①：とにかく「使いやすい」こと
読み取り精度と合わせて、使いやすいかどうかという点も大切なポイントです。システムは購入して終わりではありません。システムに対する専門知識や理解がなくてもすぐに導入できることが利用促進につながります。
「この帳票でAIOCRを活用したい」と思ったときに、その担当者がそのシステムを活用できなければ、せっかく導入しても業務効率化を推進することができません。だからこそ、継続的な利用が見込める「誰でも簡単に扱うことができる」AIOCRを選ぶ必要があります。
ここでいう使いやすさは、シンプルで直観的な操作性であることや、読み取り後のチェック、修正機能など、後続処理を踏まえた柔軟性です。業務での利用シーンをしっかりイメージして、使いやすいAI-OCRを見極めましょう。
AI OCRの選び方 ②：「他のシステムとの連携が可能」であること
AI OCRで完結する業務は多くありません。そのため他システムやRPAと連携ができるという点も重要なポイントです。
たとえばRPAやAIOCRを組み合わせて利用することで、帳票のアップロードから、データ化した後の情報を他システムへ自動入力するまでの一連の作業を一気通貫でおこなえるため、業務自動可を実現できます。
AI OCRの選び方 ③：セキュリティ面で安心できること
AI OCRの導入では安心・安全で、スピーディに処理をおこなえるかという点を目的にしている企業も多いでしょう。この安心・安全を実現してくれるのが「セキュリティ」です。
気になる製品を扱うベンダーが第三者認証である セキュリティ対策の認証 「Pマーク」や「ISMS」などを取得しているかどうかをきちんと確認しましょう。あわせて、AI強化のための学習データ提供について選択権があるかも重要です。
AI OCRの選び方 ④：サポート体制が整っていること
製品が優れているだけでは継続した利用促進には繋がりません。困ったときにきちんと対応してくれるサポート窓口があるか、トライアル期間のほか、運用時にどのようなサポートをおこなってくれるのかを確認しましょう。
たとえば、スピード感を大切にしている企業であれば、それについてきてくれるサポート体制かどうか。また、全国に拠点を持つ企業の場合は、全国の社員が使えるための説明会を実施するケースもあります。企業毎のニーズを汲み取り、長期的な導入成功に向けてサポートしてくれるかどうかを見定めることも大切です。
AI OCRの選び方 ⑤：実績があること
①～④でいくつか導入時に確認したいポイントをお伝えしましたが、これらの要素を確認できるのが、実績の有無です。
実際の導入事例を見せてもらい、どのような効果があるのかを確認するとよいでしょう。
【おすすめ製品】業界シェアNo1！実績多数のAI OCR『DX Suite』
AI OCR について理解できたところで、おすすめのシステムをご紹介します。大手から中小まで多くの企業に導入され、業界シェアNo１のAI OCRが「DX Suite」（ディーエックス スイート）です。
AI OCR業界シェアNo.1の顧客基盤による大量の学習データとユーザーボイスによってシステムを 常にアップデートしているため、顧客満足度の高い人気の製品です。
「DX Suite」がAI OCR製品の中で一番人気の理由とは？
①顧客の要望を実現するユーザーファーストな製品
ユーザーの声をもとに精度向上、モデルや機能追加をおこない、手書きや活字、癖字といったさまざまな文字を高い精度で読み取ることができます。
また、アップロードした画像データについては、 AI学習データ提供の許可・不許可の選択をすることができます。
② とにかく簡単！使いやすいインターフェース
誰でも使えるように、簡単でわかりやすいユーザー インタフェースで提供しています。たとえば、複雑になりがちなOCRの読み取り箇所の設定もたった２クリックでおこなえます。
③ 導入後も安心！活用サポートをしてくれるカスタマーサクセス
導入前の概念実証や、問題なく運用できるようになるまでの定期フォローはもちろんのこと、日々のQA対応、活用レベル毎のウェビナー、情報交換のためのユーザー会などを実施しています。
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AIOCRの事例
AI-OCR「DX suite」を導入している企業さまの実際の事例をご紹介します。
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【関連記事】＞＞【業務自動化】AI-OCR『DX Suite』をAPI連携して効率化を図ろう【BizteX Connect】
【おまけ】AI OCRとRPAの連携で実現するの業務改善例
交換した名刺を自動でデジタル化する
取引先と交換した名刺の管理においてもRPAとAI OCRを活用できます。OCRで文字データ化し、RPAでデータベース化をすることが可能になります。
紙で保存していた場合、管理や連絡先確認時に時間をかけなければなりませんでしたが、データベースで管理することで必要情報の抽出が容易になることはもちろん、取引先を業界ごとに分類できるようになり、さらには営業やマーケティング活動に役立てることが可能になります。
経理業務に関する処理を自動でおこなう
RPAでデスクトップ上で実行する作業を自動化し、AI OCRで紙書類やPDFに記載された情報を文字kデータとして取り込むことで、文字データを表計算ソフトに入力したり、会計システムに登録するといった作業の自動化が可能になります。
現在、紙の請求書や領収書をを目視確認し、システムに登録する作業をしている場合は特に効果的です。作業時間の削減により、大幅な業務効率化を実現します。
契約業務・受発注業務の処理を自動でおこなう
業種によっては、日々大量の契約業務や受注・発注業務が発生します。ここで、RPAとAI OCRを活用すると業務効率を大幅に向上させることが可能jになります。
経理業務と同様に、 契約書類や受発注書類の内容をAI OCRでデータ化し、システムに登録する作業をまるっと自動化できるため手動による登録作業が不要になり、より付加価値の高い業務に時間をあてられるようになります。もちろん、受注・発注から納品や登録管理までの業務フローを効率化できます。
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AI OCRとはなにか、その基本と製品の選び方、おすすめの製品についてお伝えしました。ここまで読んで、AI OCRに興味はあるけれど、費用対効果が気になり導入イメージがわかない方もいらっしゃるでしょう。
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