【DX】企業が取り組む業務効率化の4つの方法・メリット【相談無料】

業務無効率化のための4つの方法を紹介し、そのうえで自社に最適な方法を見極めるための選び方を解説していきます。まずは業務効率化について体系的に学び、各方法の特徴を抑えた上で業務を効率化してさらなる売上の向上につなげましょう。

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働き方改革に伴って、多くの企業が業務の効率化を進めています。

業務効率化の方法やそのためのツールは複数あり、どの方法やツールが自社に適しているのかわからない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は業務効率化のための4つの方法を紹介し、そのうえで自社に最適な方法を見極めるための選び方を解説していきます。

まずは業務効率化について体系的に学び、各方法の特徴を抑えておきましょう。

目次

そもそも業務効率化とは?

業務の効率化とは通常業務の生産性を上げるために業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を改善することです。

ムリ:業務量が社員の能力値を超えている
ムダ:本質的に必要のない業務が生じている
ムラ:社員や部署によって成果にばらつきがある

あなたの業務はこの3つのMを取り除くことができていますか。

近年業務の効率化が進んできたとはいえ、いまだに手動でデータ入力をしたり、レポート作成をしたりしている方も多いのではないでしょうか。

しかし、そのような職場だとどうしても上記の3つのMが発生します。そして、これらが発生している状態では、当然ながら成果に対する本来のパフォーマンスを発揮することができません。

これらを取り除くことで各メンバーの最適な働き方を実現し、会社全体の生産性を高めることができます。

また、加えて近年では、少子高齢化による働き手の減少や政府の働き方改革によって、「生産性を高めること」が社会的にも大きな課題となり、業務の効率化に注目が集まっています。

では具体的に業務の効率を高めるためにはどのようにすればいいのでしょうか。

今からその具体的な業務効率化を行うための4つの方法について体系的に解説していきます。

【DX推進】業務の効率化を図る4つの方法

業務効率化の方法①システムの開発

業務の効率を上げる方法として、最初に思い浮かぶのがこの「新しいシステムの開発」ではないでしょうか。

業務フローの一部をシステムによって自動化することで業務効率を向上させることができ、同時に手動が故の入力ミス等を防ぐことができます。

社内エンジニアで開発する、またはシステム開発会社に外注し構築してもらうなどいくつか進め方があります。しかし、いずれにせよシステム開発の場合、開発期間が長く費用も高くなってしまうことが多いです。

また、最近では「パッケージシステム」と呼ばれる既に開発済みのシステムが様々な会社から販売されるようになりました。これらは「0からシステムを開発すること」と比べて、導入までのリードタイムが短く、かつコストを抑えることができるという特徴があります。

ただ一方で、自社の業務に合わせたオリジナルのカスタマイズは難しいというデメリットも存在します。

業務効率化の方法 ②RPAの活用

2つめがRPAの活用です。

RPAとは「ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)」の頭文字を取った単語で、日本語に訳すと「ロボットによる業務の自動化」という意味です。

RPAではプログラムによって、人間が行っている業務を自動化することができます。

ただ、RPAはシステム開発と違ってプログラミングの知識がなくても、誰でも1から自分で好きなロボットを作成することができます。そのためエンジニアでなくても気軽に業務の自動化を進めることができます。

この技術はアメリカで開発されたのち各国に広まり、日本でも2016年ごろから急速に広がりました。

*出典:https://www.itr.co.jp/company/press/181025PR.html

RPAに関しては詳しくはこちらの記事にて特徴やメリット等を解説しておりますので併せてご覧くださいませ。

業務効率化の方法 ③アウトソーシング

3つ目は「アウトソーシング」です。これは社外の受託会社やフリーランスに代わりに業務を行ってもらう方法です。

テレアポの代行やカスタマサポートの代行など、様々なジャンルで行われています。

最近では「ランサーズ」のようなフリーランスに外注するためのマッチングサービスも一般的になり、多くの企業がピンポイントでこの「アウトソーシング」を活用しています。

また、アウトソーシングはシステムと違って人が代行するため、意思決定が必要になってくるような業務においても、状況に合わせて対応してもらうことができることが大きな特徴です。

業務効率化の方法 ④業務特化ツールの活用

最後の4つ目が「業務特化ツールの活用」です。近年では各企業でDX(デジタルトランスフォーメーション)が進み、業務を効率化するために様々なツールが活用されています。

活用されるジャンルも経理や営業、人事など多岐にわたります。

有名なツールで言うと営業の顧客管理ツールの「セールスフォース」やチャットツールの「Slack」、人事労務ソフトの「SmartHR」等が挙げられます。

ただこれらは基本的に各業種やジャンルの特定の業務を効率化するものであり、自社にカスタマイズして自由に活用するというような使い方ではありません。

\DX推進やRPA活用について紹介/

業務効率化の3つのメリットとは?

ここでは業務効率化の3つのメリットを解説していきます。

ヒューマンエラーの防止

今まで人間が手作業が行ってきたがゆえに一定発生していた入力ミスなどのヒューマンエラーも、システムやツールを用いることで改善できます。

ミスが減ることで修正時間・修正コストの削減はもちろん、クレーム防止や解約率のダウンにも期待できます。

人件費の削減

これは当然ですが、業務の効率を上げることで業務時間/残業時間の削減になり、人件費の削減につながります。特にルーティーンワークなどは費用対効果で見ても、圧倒的にシステムやツールを使ったほうがコストを抑えれることが多いです。

また、残業時間の削減によって従業員の満足度も向上し、引いては定着率の向上にも繋がります。

一人あたりの生産性の向上

業務を効率化することで、既存の単純業務(報告用レポートの作成やデータ入力など)に使っていた時間を使って、より重要な仕事に注力することができるようになります。

また、近年政府を中心に「働き方改革」が進められてきましたが、業務効率化を行うことでそういった社会課題の解決にも繋がります。

こちらの記事ではRPAのメリットとデメリットについて詳しく解説しておりますので、ご興味のある方は是非ご覧ください。

業務効率化の方法を4つの観点で比較

ここまで業務効率化のメリットを紹介してきました。ただ、業務効率化には前述したとおり大きく4つの方法があるため、「どれを導入すればいいのかわからない・・・」という方も多いのではないでしょうか。

そこで、ここでは業務効率化のための方法を4つの観点から比較して最適な業務効率化の方法の選び方を解説していきます。

業務効率化の方法の特徴比較表

スクロールできます
方法導入コスト開発期間カスタマイズエンジニアの必要性
システム開発長い必要
RPA低~中短い不要
アウトソーシング
業務特化ツール×不要

1.導入コストの観点

ここは基本的にはやはりシステム開発が高くなる傾向にあり、逆に人事労務や顧客管理など特定の業務に特化した業務特化ツールは安い傾向にあります。

RPAに関してはクラウド型は比較的低価格な一方で、オンプレミス型はやや高くなる傾向があります。

できるだけ低予算で小さく始めたい場合にはクラウド型RPAか業務特化ツールを、逆に長期間変わりそうにない大型の自動化を検討したい場合はシステム開発を検討するとよいでしょう。

2.開発期間の観点

ここも基本的にシステム開発がもっとも期間が長いでしょう。逆にアウトソーシングしたり、業務特化ツールを用いる場合は基本的に開発期間はないためすぐに活用することができます。

RPAも開発期間は短い傾向にあり、早めの導入も検討しやすい部類といえるでしょう。

3.カスタマイズの観点

3つめは自社のビジネスモデルに合わせてカスタマイズできるかどうかです。ここは自分でロボットを自由に作成可能なRPAと、実際に人が業務をするアウトソーシングの強みと言えるでしょう。

逆にシステム開発や業務特化ツールの場合は、連携サービスの変更や業務の進め方が変更した際に対応できないことが多い(もしくはエンジニアの専門知識が必須)というデメリットがあります。

また、RPAは人に依存しないため、例えば人が抜けたりして引継ぎ時に業務が止まるなどの業務停止リスクが低いのも特徴です。そのため単純な業務ではあるが毎日欠かさず行いたい業務に関しては、コストパフォーマンス的にもリスク管理的にもRPAが向いているといえるでしょう。

これらを考慮して、効率化を図りたい業務が長期間変化のないと言い切れるジャンルなのかどうかを十分に検討する必要があります。特に、社内でDXを積極的に進めている会社の場合はより変化に柔軟に対応しやすい選択をするべきでしょう。

4.エンジニアの必要性

最後は社内エンジニアの必要性に関する観点です。近年エンジニアの需要が急増しており、エンジニアの採用難易度が高くなってることから多くの企業がエンジニア不足に陥っています。

もしシステム開発を自社のエンジニアで行う場合は開発側のエンジニアのリソースをかなり確保しなくてはなりません。それゆえに業務の自動化をしたいが、エンジニアのリソースが足りずなかなか着手できないという企業も多いのではないでしょうか。

逆にRPAや業務特化型ツールでは、エンジニアでなくても自由に扱うことができます。そのため、業務自動化にエンジニアのリソースを割くことなく、エンジニアも本来注力するべき開発に専念できます。

また、アウトソーシングはエンジニアの必要性はありませんが、それ以外のシステム・ツールとは違って人に対して業務を委託するため、定期的にMTGなどをして進捗の確認や解釈のずれがないかを確認する必要があるでしょう。

最適な業務効率化の方法を3パターンに分けて紹介!

ここでは実際の例を用いながら3つの業務効率化のパターンを紹介していきます。ぜひ自身の業務と照らし合わせながら、最適な方法を検討してみてください。

パターンA 定期的に発生する業務(例. 報告用レポートの作成、事務的な手続き、登録データの自動更新)

上記のような定期的に発生するような日常業務はRPAもしくは業務特化ツールがおすすめです。ピンポイントで効率化したい業務がある場合は、そのジャンルのツールを検討するといいでしょう。

逆に効率化したい業務が不明確、もしくは複数ある場合はRPAを用いて自由にカスタマイズしながら自動化することがおすすめです。 

パターンB 意思決定が必要な業務(例. テレマーケティング、リサーチ業務、電話対応など)

どうしても業務の中で意思決定する必要がある業務であったり、会話する必要がある業務などを効率化させたい場合は、アウトソーシングを検討するべきでしょう。

逆にこのあたりの業務はシステム開発やRPAなどで完全に自動化することはできません。ただ、いずれはAIが簡単な意思決定を行えるようになったときに、業務フローがマニュアル化されていると導入がスムーズに進みます。

そのため、やはり可能な限りマニュアル化を進めたうえでアウトソーシングすることが一番おすすめです。

パターンC 複数領域に関わる業務(例. ECにおけるシステム連携、不動産おける最新情報の取得と更新など)

上記のような複数のシステムがかかわる業務はRPAが最もおすすめです。複数の領域にかかわるため、システムの開発や業務特化ツールだとどうしても対応できなかったり、柔軟に変更できなかったりします。

また、このような業務はアウトソーシングすると、もしミスがあったときに複数の領域に影響が出てしまいます。

そのため、より精度高くかつ効率化するにはまさにRPAが一番適していると言えるでしょう。

上記のような場合の事例はこちらで解説していますので、是非ご覧ください。

\RPAはEC業界でも活用できる/

業務効率化ツールを選ぶポイント

数ある業務効率化ツール群のなかから必要なものを選ぶにはまずは現在行われている業務を棚卸しすることで、効率化したい業務を明確にすることが必要です。そして導入する業務が決まったら、それが自社にとって無理なく、継続して利用できるか”相性を図る”ことも重要です。

タスクを洗い出す

業務効率化と一口に言ってもその種類は多種多様です。業務の棚卸しをした後に、どのツールを利用すべきか。無駄なく、しっかりと今の課題を解決できるツールを選択が必要となります。そのためにはまずタスクを明確にしましょう。

タスクには個人のものとチームのものがありますが、これもそれぞれ分けて考えるべきです。

個人でのタスク

重要度はもちろん、定期的に発生するものであれば頻度や期限を考慮しながら、重要度などに応じた優先順位をつけて棚卸ししましょう。

チームでのタスク

チームタスクの場合、関与している担当者はだれか、そして実行する順番は、など個人ごとのタスクに分解して考えることが重要です。

利便性やコスト面で無理ないものを選ぶ

業務効率化が求められる現代では、多種多様なツールが存在します。市場としては過渡期を迎えている段階であり、いずれも役に立つもの、効果を望めるものが増えてきています。一方で企業によって解決すべき課題や企業環境は異なります。そこで重要なのが、あるものから選んで自社がそこにあわせる、のではなく”自社にあったもの”が選べる状況にあるわけです。特に利便性やコスト面を考慮して、一過性ではなく、継続して続けられるものを選択することがツール選びの第一歩となります。

利便性

ツールを導入する際には、操作性や運用・情報共有のしやすさなどを考慮する必要があります。

多くのスタッフが、手軽に使いこなせるツールを選ぶとよいでしょう。特に自社全体、そして課題解決をする業務に携わる担当視野のITリテラシーがどの程度のものかを把握し、ツールを使いこなせるかをジャッジする必要があります。加えて、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できるツールを選ぶことも大切です。

本当に使いこなせるか、正式に導入する前に無料版やトライアルを実施して、あらかじめツールの効果を検証することをおすすめします。通常、業務効率化ツールにはお試し期間が設定されているものが多いため、機能・操作性、そしてサポート体制などを試した上で、導入を検討してみるのも良いでしょう。

コスト

業務効率化は恒久的に続くものです。そのため先にお伝えした通り、導入に際して、導入コストやランニングコストが自社に見合ったものかを考える必要があります。

その際、単純なツールの価格で比較するのではなく、それによってもたらされる効果、スリム化できる人件費など候補として検討しているツールごとに試算を出すことも重要です。また、現在ではサブスクリプション方式のツールが増えていますが、この場合も”見た目の安さ”に惑わされることなく、試算を出してコストメリットがあるかを判断することを強くおすすめします。

シーン別業務効率化おすすめツール

導入前のポイントを理解していただいたところで、現在ある業務効率化ツールをシーンごとにご紹介します。用途も特長も違う無数のツールの中から自社に最も合うツールを探しだすためのヒントにしてみてください。

MTG効率化ツール 

テレワークの浸透などにより対面ではなくオンラインでの打ち合わせ、さらには商談などが一般化しつつあります。そこで注目が集まっているのがオンラインMTGツールです。インターネット環境があれば”誰もが” ”いつでも”利用できるのがポイント。さらに事前資料の印刷などが不要になり、それに費やす時間の削減、ペーパレス化にも繋がります。

研修・社内教育効率化ツール

OJTほか研修、社内教育は重要なタスクではありますが、事前準備ほかを含めると膨大な工数がかかるタスクのひとつ。これをおろそかにすることは自社の競争力を損ないますが、自動化、ツールによる工数短縮ができれば業務効率化に繋がることは間違いありません。

操作説明書や業務引継の手順書といったマニュアル類に関しては自動作成ソフトがおすすめです。対象ソフトを操作するだけで編集に必要な画像や操作動画を自動で取得。誰でも高品質なマニュアルが作れてコスト削減や作業の時短が実現します。

研修自体は、動画や社内Wikiなどで展開する方法があります。また、研修そのものをアウトソーシングするという方法もあります。

メール処理の効率化ツール

日々、届くメールの山から重要なものを探し出すこと。また関連するプロジェクトの内容を見返すことに膨大な時間を費やしていませんか。そんな時に便利なのがチャット形式のツールです。社内と社外どちらにも使えてタスク管理やファイル共有などビジネスに役立つ機能を搭載しています。

定型業務の業務効率化ツール

日々の業務の中には生産性向上には直結しないものの、必ずやらなければならない細やかな反復するようなタスクもあると思います。

例えば・・・

  • 決められた手順で繰り返し行う単純作業
  • データ収集・集計・加工
  • 問い合わせ対応

こういった定型化しやすい業務に関しては自動化することが効果的です。なかにはExcelのマクロ(VBA)で対応している企業もあると思いますが、複数アプリケーション間での同時処理などにはRPAも効果的です。

まとめ:最適な業務効率化の方法を選択して、生産性を向上させる

いかがでしたでしょうか。

これからの時代、さまざまな業務が効率化・自動化され、人々はますます生産性の高い業務に集中することができるようになります。

その際には複数ある業務効率化の方法から最適な選択をすることが、事業を拡大する上で非常に重要になります。下記の4つの選択肢の特徴をしっかり押さえておきましょう。

①システムの開発
②RPA
③アウトソーシング
④業務特化ツール

そのうえで自社の業務の場合だと、どの手段が最適なのかを検討し、会社の生産性を向上させていきましょう。

\DX推進やRPA活用について紹介/

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