- 受発注の処理に時間がかかる……
- ツールを導入して自動化を図りたい
受発注は処理や管理が大変なうえに、ミスが起こりやすい部分でもあります。人手不足の対策も含めて、近年では受発注の自動化を進める企業が増えてきました。
そこで本記事では、「受発注業務を自動化するメリットや活用例」について紹介します。
よくある問題点やツールの選び方についても触れるので、自動化を検討中の方はぜひご一読ください。
受発注を自動化する企業が増えている理由
受発注を手作業でするのでなく、ツールを用いて自動化・効率化する企業が増えています。
なぜなら手作業だと対応が煩雑になったり、ミスやトラブルが起きたりするおそれがあるからです。
■ 受発注でよくあるトラブルや問題点
・電話での聞き間違い・言い間違え
・帳票の入力ミス・転記ミス
・発注忘れによる機会損失
・受発注や業務連携などによる時間ロス
さらには「人手不足」の課題を抱える現場では、業務を効率化して一人当たりの生産性向上を図るのはマストです。業務フローを見直せば細かいムダは省けるものの、改善できる範囲には限度があり、抜本的な解決にはなりえません。
このような背景から、受発注を効率化する方法として、近年では自動化ツールの導入が進んでいます。
受発注業務を自動化する5つのメリット
受発注を自動化するメリットは、大きく5つあります。
①ミスなくスピーディに処理できる
② 業務の連携がスムーズになる
③ 業務効率化により生産性が向上する
④ 在庫管理を適正化できる
⑤ 顧客満足度が向上する
それぞれ解説いたします。
受発注自動化メリット①ミスなくスピーディに処理できる
手作業で受発注対応をする場合、勘違いや誤読などのヒューマンエラーが起きるおそれがあります。
ですが業務を自動化すれば、人為的なミスを防げるうえに、よりスピーディに処理してリードタイムを短縮できます。
受発注自動化メリット②業務の連携がスムーズになる
自動化ツールを導入することで一元管理がしやすくなり、業務の管理・連携がスムーズになります。
RPAやiPaaSと連携すれば、
・発注後にチャットツールに通知を送る
・受発注情報を管理システムに転記する
などの自動化も可能です。
※RPA：決まった手順の業務を自動化できるツール
iPaaS：複数のシステム連携により業務を自動化するツール
▼RPAとiPaaSについては下記記事を参考にしてください。
受発注自動化メリット③業務効率化により生産性が向上する
受発注の自動化・効率化によって時間のロスを防ぎ、余った時間を他の業務にあてることができます。
これによって一人当たりの生産性が向上し、人手不足を改善する一助にもつながります。
受発注自動化メリット④在庫管理を適正化できる
在庫管理データと連携すれば、在庫量をリアルタイムで把握できるので、適正な在庫管理が可能です。
在庫を過不足なく維持しやすくなるので、欠品防止や在庫削減に役立ちます。
受発注自動化メリット⑤顧客満足度が向上する
受発注業務を自動化し、スピーディな納品や欠品防止などを叶えることで、顧客満足度の向上が期待できます。
RPAやiPaaSを使った受発注の自動化例
ここではRPAやiPaaSなどのツールを使った、受発注を自動化する例について紹介します。
1. 帳票を自動でデータ化・システム入力
メールや受発注の専用システムでの発注が最近は増えてきていますが、お取引相手の中には、FAXや紙書類で発注するケースもまだ存在しているのが現状でしょう。
発注側はFAX・郵送で紙の帳票を受け取る場合、目視で内容を確認してから、システムに情報を手入力するケースが多いと思います。
ですが、手作業で帳票を一つひとつ処理するとなると、時間がかかったり、誤入力したりするおそれも。
そこで各システムを連携できるiPaaS（アイパース）を導入し、
・AI-OCRで文字情報をデータ化
・RPAでデータをシステムに自動転記
すれば、処理に必要な工程を大幅に自動化できます。
※AI-OCR：書類の文字情報を自動で読み取り・データ化できるツール
手書きの発注書やFAXの発注書をAI-OCRで文字情報をテキスト化し、テキスト化した情報をRPAが自動で在庫管理システムに入力します。
業務が完了すれば最終確認を行うだけなので、手入力によるヒューマンエラーを減らせるうえに、スピーディかつ効率的な処理が可能です。
発注する企業は、今までの発注するフローを変えずに、RPAやiPaaS、AI-OCRを活用することでデジタル化を実現できるため、受注企業も手動での対応が大幅に削減され、受発注業務の効率化ができます。
2. 受注情報の一元管理化
複数の発注元と取引をする場合、それぞれ異なる発注システム（FAX、手書きの発注書、メール、発注側のシステムなど）から受注データを受け取るケースがあると思います。
発注企業・受注企業のいずれかがWeb上で完結するように進めても、受発注の業務においてはステークホルダーが多いため、従来のフローからすべての関係者のフローをWebに変更することは非常にハードルが高いのが現状です。
そんなとき、複数のツールを連携できるiPaaSを導入すれば、受注企業・発注企業が従来のフローのままWEBへ手段を切り替えることなく、受発注業務の効率化を進めることができます。
さらには受注システムとRPAを組み合わせることで、会計・配送・在庫管理などの外部システムとシームレスな連携も可能です。
「受発注の自動化」に対する課題やデメリット
受発注の自動化にはさまざまなメリットがある一方で、課題やデメリットも存在します。
■「受発注の自動化」に対する課題やデメリット例
・ツールの導入・運用にコストがかかる（費用対効果の試算は必須）
・完全な自動化は難しい（メンテナンスや細かい人的作業が必要なケースが多い）
・専門性が高いと現場に浸透しにくい（使いやすさを考慮したツール選定が必要）
この中でも、特に「現在の業務コスト」と「ツール導入で削減できる業務コスト」の算出は重要です。
「せっかく導入したものの、思うような成果が出なかった」となっては元も子もありません。
そのような事態を避けるためにも、ベンダー（販売元）と相談しながら慎重に検討を進めましょう。
「BizteX robop」や「BizteX Connect」であればノーコードで画面上から各種システムを連携し、自動入力することが可能です。スモールスタートでできるだけなく、現場の方も抵抗感なく使える操作感となっているのでおすすめです。
▼まずは下記資料でrobopを例にRPAがどういったものなのかご確認ください。
＼事例を含めて5分でRPAがわかる／
受発注業務を自動化するツールの選び方
受発注業務を自動化し、期待する導入効果を得るには以下のような棚卸しが必要です。
- ツール導入によってどんな成果を得たいか
- 具体的にどんな業務を自動化したいか
- そのためにどんな機能やサポートが必要か
目指すゴールや状況によって、アプローチ方法は大きく変わります。事前に要件をしっかり洗い出すことで、自社に最適なツールを選びましょう。
ちなみに弊社BizteXでは、企業様の業務自動化を叶えるために以下のサービスを展開しています。
- デスクトップ上のサービスなら自由に自動化できるRPA「BizteX robop」
- 専門知識が不要で簡単に連携できるiPaaS「BizteX Connect」
さらには、AI-OCR「DX Suite」(AI inside 株式会社様)とパートナー契約を結んでおり、スムーズな連携や最適化のご提案も可能です。
業務の自動化・効率化には深い知見がありますので、受発注の自動化をご検討でしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
＼非IT部門でも使えるDX推進ツール／
まとめ：受発注の自動化で業務を効率化しよう
改めて、ここまでの内容をまとめます。
・受発注業務をツールで自動化・効率化する企業が増えている
・受発注業務を自動化する主なメリットは以下の通り
1. ミスなくスピーディに処理できる
2. 業務の連携がスムーズになる
3. 業務効率化により生産性が向上する
4. 在庫管理を適正化できる
5. 顧客満足度が向上する
・受発注の自動化には課題やデメリットもあるので注意
・期待する導入効果を得るには、事前の棚卸しが不可欠
受発注の自動化は、業務を効率化できるうえに人手不足の対策や働き方改革の一環にもなります。
本記事を参考に、ぜひ自社での自動化を検討してみてください。
＼事例を含めて5分でRPAがわかる／
自動化のシナリオは一社一社異なるので、RPAやiPaaSの導入・連携に関する相談はいつでも承っています。
課題を丁寧にヒアリングしたうえで最適な提案をいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
