【DXで重要なポイント】デジタイゼーションとデジタライゼーションを考える

DXの実現には、これまでのシステムや業務フローの見直しが必要になります。DXでは、いかにデータを活用するかという点が重要になります。そして、データを活用できるかたちで集めるために「どのようにすべきか」を考えることが大切なポイントです。そこで必要となるのが、デジタイゼーションとデジタライゼーションへの取り組みです。

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これまでは機能性を重視し、効率化を目的にツール導入をすすめてきた企業が多いですが、その結果、システムが複雑化してしまい、誰も使わないツールが増えていく――といったことが問題視されるようになりました。DXをすすめる上では、データファーストの考え方でシステム導入をすすめていく必要があります。

【関連記事】>>【基本】DXとは?意味やITとの違い、ツールを、成功事例とあわせてわかりやすく解説

目次

DXを進めるためのステップ

DXを考える上で、重要なのは、各システムが保有するデータをどのように活用するかを考えることです。DXの実現には、大きく2つのステップがあります。

その一つがデジタイゼーション、そしてその次のステップがデジタライゼーションです。

1.デジタイゼーション

デジタイゼーションとはアナログデータをデジタル化することです。

2.デジタライゼーション

デジタライゼーションとは、ビジネスプロセスをデジタル化するものです。

DXを進めるうえでは、デジタイゼーションとデジタライゼーションを順序だてて実践することが大切です。アナログからデジタルに切り替え、さらにデータファーストの視点を持ちます。

DXの進め方

ステップ①アナログデータをデジタル化する「デジタイゼーション」

まずは、 デジタイゼーションを考えましょう。これは、ビジネスプロセスをデジタル化する段階です。 SaaSを利用する前提で、デジタル化すべきデータの選定をおこなうことが大切です。

デジタイゼーションでは、たとえば紙書類で保存されているもの、または個人が保管しているデータをクラウド上で管理し、どこからでもアクセスできるようにすることがポイントになります。

デジタルデータをいつでも取得できる状態にすることで、業務管理システムへの取り込みが可能になったり、データ出力による活用が可能になります。

紙書類で保存されているものや個人が保管しているデータは埋もれてしまいがちです。さらに、メール転送であったり印刷、共有などの手間が発生することから、そのぶん作業コストも大きくなってしまいます。この状況を改善させるためには、より効率的な仕組みを考える必要があります。

SaaSを導入するさいの4つのポイント

SaaSを選ぶにあたっては、導入のしやすさ利用価格容量(利用制限)運用のしやすさといった4つのポイントを重視することが大切になります。とくに容量(利用制限)は日や月あたりの利用制限がある場合があるので、見落とさずに確認するようにしましょう。また、現場のメンバーが活用できなければ導入の意味がありません。長く現場で活用することになる SaaSについては使いやすいものを選択するようにしましょう。

データの活用方法を考える

アナログ業務をデジタル化するさいには、データの活用方法についてもあわせて考えましょう。データを活用するためには、オンプレミス環境からクラウド環境のシステム導入を検討することがポイントです。

クラウドであることで、その他の業務管理システムとの連携が容易におこなえるようになります。クラウド上でいつでもアクセスできる状態にしておくことは、DXを進めるうえでの重要なポイントになります。

ステップ②デジタル化したデータをビジネスプロセス上で管理する「デジタライゼーション」

デジタイゼーションの次のステップとして、デジタライゼーションへの取り組みがポイントになります。デジタライゼーションのゴールとしては、レガシーシステムを刷新し、ユーザーが扱いやすい業務システムを導入することです。

デジタイゼーションでデジタル化したデータを、必要に応じて利用し、利用可能な状態に加工します。この点においても、SaaSを導入することで、社内でムダな開発をすることなく実行することが可能になります。

RPAで、人手でおこなっていた作業をデジタル化する

プロセスのデジタル化を SaaSでおこなうという点に触れてきましたが、人がおこなっている作業自体をデジタル化させることも可能です。

デジタライゼーションへの取り組みの一つとしてRPAの検討するとよいでしょう。デジタライゼーションをすすめるうえで、RPAは業務システムをまたいで作業することが可能なツールです。 SaaSとして各社から提供されていることから、開発する必要なく自動化を実現します。デジタイゼーションで導入した SaaSの画面操作であったり、 で作成したデータの転記といった作業をRPAにまかせることで、人手を介すことなく大量のデータを安定的に処理することができます。UIの変更がある場合や複雑なシステム連携が必要な場合はiPaaSがおすすめです。iPaaSやRPAについては、下記のDXを進める上で効果的なツールで触れているので、そちらを参考にしてみてください。

DXを進める上で効果的なツール3選

業種や業界を問わずに、DXを推進するツールをご紹介します。

① 紙書類を文字データにするクラウドシステム AI-OCR『DX Suite』
②定型業務を自動化するクラウドRPA『BizteX cobit』
③あらゆるサービス同士を繋げるクラウドシステムiPaaS『BizteX Connect

①紙書類を文字データにするクラウドシステム AI-OCR『DX Suite』

AI-OCRは、請求書をはじめとした「手書きの書類」や「帳票」をAI(人工知能)が読み取り、データ化するシステムです。

わかりやすい電子帳簿保存法改正対策AIOCR

AI(人工知能)ならではのディープラーニングによって精度向上が図られ、 これまで困難とされていたさまざまな文字情報の認識を実現しています。認識精度が向上したことにより、癖文字や達筆といった従来のOCRでは読取が難しかった文字であっても認識してくれますし、かすれ文字に関しても問題なく読み取れます。

わかりやすい電子帳簿保存法改正対策AIOCRでデータ化

さらに、請求書等の特定フォーマットは、AIが読取位置を自動で判別。あらかじめ登録されている書類の種類(画像右)を選択するだけで、簡単にあらゆる書類をデータ化します。

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関連記事>> 【初心者向け】AI-OCRとは?基本をわかりやすく解説!

②定型業務を自動化するクラウドRPA『BizteX cobit』

わかりやすいRPAで業務自動化
わかりやすいRPA導入後の業務自動化例
▲管理システムに自動ログインしダッシュボードより該当項目の絞り込みとダウンロードを実施。転記済ファイルを社内関係者に向けメール送信。

RPAは、「人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツール」のことです。

・決まった手順の定型業務
・繰り返しおこなうルーティンワーク
などの自動化が得意で、主にPC上でおこなう事務作業の分野で導入が進んでいます。

▼RPAの活用例
・交通費精算や請求書データの入力、問い合わせ内容の転記
・ターゲットリスト作成やSFA入力、広告レポート作成
・顧客データ収集や在庫状況の確認、商品情報の更新
・新入社員・新規職者のアカウント登録、作成
・伝票入力や支払対応の実行、反社チェックなど

業務をこなすソフトウェアは通称「ロボット」といわれ、業界や業務に関わらず、さまざまなパターンのロボットを作成可能です。これによって作業時間を短縮したり、ヒューマンエラーを削減したりなどの生産性向上が期待できます。

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関連記事>> 【超・初心者向け】RPAとは?図解でわかりやすく簡単に説明!

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③あらゆるサービス同士を繋げるクラウドシステムiPaaS『BizteX Connect』

わかりやすい電子帳簿保存法改正対策iPaaSでのデータ連携方法とは
わかりやすいノーコドでのデータ連携方法

iPaaS(アイパース)は、複数のシステム同士を連携して、業務自動化を実現するサービスです。バラバラに管理されているデータを統合したり、システム間の連携を円滑にするなど、あらゆるサービス同士をつなげる「橋渡し役」として機能します。

>>連携サービス例を見る

複数のシステム間をまたぐ定形業務をプログラミング不要で自動化するiPaaSは、 オンプレミスやクラウドなどさまざまなシステムを包括的に連携します。

ここでいう定型業務とは転記や確認、保存などあらゆる業務をさします。作業時間の削減にくわえ、生産性向上に大きく寄与してくれるシステムです。

【問い合わせ】デジタイゼーション、デジタライゼーションを進めたい

現在国を挙げて推しすすめられている企業のDX化を促進するためにも、デジタイゼーションやデジタライゼーションを進めることは必須になります。

本記事でご紹介したAI-OCRやRPA、iPaaSは、DXを推しすすめていきます。

DXhackerを運営するBizteXでは、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、サービスとサービスを連携するiPaaS「BizteX Connect」を開発・提供しています。さらに業務改善を図るクラウドシステム「AI-OCR」のご提案もおまかせください。

業務フローの見直しをご検討中の方、業務効率化に関するお悩みがある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

本記事は、「産業界のデジタルトランスフォーメーション(DX)推進施策について」(経済産業省)を参考にしています

デジタルガバナンス・コード
 DXの推進に向けて企業や経営者が実施すべき事項を取りまとめた文書。情報処理促進法に基づく形で2020年11月に策定し、2022年9月に改訂(現在は「デジタルガバナンス・コード2.0」)。

https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/dx/dx.html?_fsi=jzXepG4u

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