【業務自動化】ストレージ『Dropbox』の便利な使い方!各種業務ツールとのAPI連携で効率化を実現【BizteX Connect】

Dropboxはデバイスや場所を問わずに必要なファイルにアクセスできるストレージサービスです。簡単にクラウドにアップロード、保存、転送ができることから30万社以上で導入されています。本記事ではDropboxと各種業務管理ツールを安全に連携できるiPaaS『BizteXConnect』を用いた自動化例を解説します。

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目次

クラウドストレージ『Dropbox』とは

Dropboxとは
▲https://www.dropbox.com/

Dropboxは30万社以上での導入実績をほこるオンラインストレージサービスです。あらゆるファイルやデータへのアクセスを円滑にします。セキュリティ機能も豊富で安心して使えるのも魅力です。

オンラインストレージサービスとは?

データセンターやインターネット上でデータ保管用のストレージやファイルストレージを提供するサービスです。オンラインストレージでは、自社内にサーバやストレージなどのハードウェアを購入して設置するオンプレミスの運用と比較して、データ量の増減に合わせて柔軟にストレージ容量を確保することが可能になります。

Dropboxが選ばれる理由

  • 長期間保存されるバージョン履歴から復元が可能。ミスをしても安心
  • 社外の人ともデータ共有も簡単
  • 30日間の無料トライアルあり!使用感を確認してから導入可能
  • あらゆるデバイスから利用可能
  • プライベートとビジネスの使い分けも簡単

Dropbox内に保存したファイルはパソコンはもちろん、スマホやタブレットから閲覧することが可能です。外出先でも利用できるのはうれしいポイントでしょう。さらに、個人用のアカウントとビジネス用のアカウントを管理することができるのも魅力です。

各種業務ツールとのソリューション連携が可能

Dropboxは、iPaaSを活用することでGmailやSFA、CRM、OCR、チャットツールなどの各種業務管理システムとの連携が可能です。

Dropboxとのソリューション連携を実現する場合、システムとシステムを簡単につなぐ連携ツール『BizteX Connect』がおすすめです。BizteX Connectを使えば、開発コストをかけることなく複数のシステム連携を簡単に実現します。

『BizteX Connect』で『Dropbox』と他システム(SaaS)を連携

Dropbox連携

iPaaS『BizteX Connect』で簡単に実現可能!

Dropboxとのソリューション連携を検討している場合、iPaaS『BizteX Connect』をあわせて導入することで、API連携にかかる開発コストをかけることなく、さまざまなシステム・アプリケーションを繋ぐことが可能になります。このソリューション連携により、業務自動化による人件コストの削減、業務効率化を実現します。

たとえば、ファイルのアップロードを自動化させることで下記のようなシームレスな業務フローの構築を実現します。

『BizteX Connect』を活用した『Dropbox』と他業務システムの連携・自動化例

DropboxのAPI連携

先述のように、すでに『Dropbox』を導入している場合には、『BizteX Connect』を活用することでさまざまなソフトやアプリケーションとの連携が可能です。

この連携により、業務自動化による作業工数の削減や人件コストの削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止や脱属人化の実現にも大きく寄与します。

以下で、BizteX Connectを用いてDropboxとその他システムを連携したさいの業務自動化例を詳しくご紹介します。

【図説】iPaaSを用いた『Dropbox』の関連業務自動化例

①OCR『SmartRead』・『Dropbox』・『Chatwork』を連携

自動化例▶書類をデータ化し、自動保存。完了後チャット連絡

SmartReadやDX suiteなどのAI OCRで書類を自動でデータ化し、Dropbox内にある指定のフォルダへ保存。保存完了後は、チャットツールに自動で通知が可能です

②『Outlook』・『Dropbox』・『LINE WORKS』を連携

自動化例▶Outlookで受信したメールの添付ファイルをDropboxに連携

Outlookで受信した添付ファイルを取得し、Dropboxに自動で連携します。 取引先から毎月送られてくる請求書などを手作業で格納することなく、業務の効率化を実現します

③『Salesforce』と『Dropbox』を連携

自動化例▶Salesforceの添付ファイルを自動格納

Salesforceの各オブジェクトの各レコードに添付された、営業資料や見積書、報告書、画像などのファイルを自動でファイルストレージに格納します

④『Gmail』と『Dropbox』を連携

自動化例▶Gmailで受信した添付ファイルを取得し、フォルダを新規作成してファイルを自動アップロード

Gmailで受信した添付ファイルを取得し、メールタイトル等でDropboxのフォルダを新規作成し、自動でファイルをアップロードします。 取引先から毎月送られてくる請求書などを手作業で格納することなく、業務の効率化を実現します

⑤『Gmail』・『Dropbox』・『Microsoft Teams』を連携

自動化例▶請求書の自動保存と転送

メールで送付された請求書ファイルを自動で保存・転送し、Teamsに通知します。 対応漏れなどのミスを無くし、顧客との時間を創出します

⑥『Gmail』・『SmartRead』・『Dropbox』を連携

自動化例▶各種書類をデータ化し自動保存

メールで送付された各種書類を自動でデータ化、指定のフォルダへ保存。日々の処理時間を大幅に削減します

⑦『クラウドサイン』・『Dropbox』・『Slack』を連携

自動化例▶クラウドサインで契約書を締結したらファイルをDropboxに格納し、チャットツールで通知を行う

クラウドサインが締結済みになったら、締結済みのファイルをDropboxに自動格納し、Slackで通知を行う

▼デモ動画で連携フローの一例を確認しましょう

クラウドサイン→Dropbox連携

【関連記事】>>【業務自動化の方法】『HubSpot』と他システムをAPIで連携!【BizteX Connect】

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iPaaS『BizteX Connect』とは

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツールです。
複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどを接続・連携できるようになります。

接続にはAPIを利用しているため、確実で安全な連携やデータの高速処理の実現を可能にしています。

さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境にも、柔軟かつ迅速に対応できるワークフローを構築します。

『BizteX Connect』の特徴

BizteX Connectの開発の方針は、「ユーザーファースト」です。

「誰でも簡単にシステム連携ができるように」をコンセプトに開発されているため、操作時にはプログラミング知識は一切必要ありません。

さらにクラウドサービスとしてサブスクリプション型での提供のため、専用のPCやサーバの設置の必要もないほか、開発コストも不要です。

また、管理画面上で連携サービス状況を一元管理することも可能。編集・実行・管理もおなじ画面でおこなえるので、簡単に扱えます。

新機能リリース時や仕様変更時には、随時アップデートが可能なため、将来の拡張性も担保します。

iPaaS『BizteX Connect』のポイントまとめ?

①さまざまなシステムとシステムを、簡単につなぐことが可能
②連携シナリオを一元管理できる
③クラウドベースのため、安価に手早くシステム連携を実現する
④随時アップデート対応✨

【関連記事】>>【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説

【無料トライアル】『Dropbox』とその他SaaSの連携はiPaaS『BizteX Connect』が実現します

Dropbox連携

iPaaS『BizteX Connect』は、無料トライアルを実施中です。

無料トライアルでは、すべての機能を実際にお試しいただけるだけでなく、メールでのサポートや操作レクチャーもご利用可能です。

また、2週間のトライアル期間でご利用になられたアカウントは、本格導入時にもそのまま引き継ぐことが可能です。ぜひお気軽にお申込みください。

【問い合わせ】業務自動化・効率化のご相談はこちらから

DX hackerを運営するBizteX株式会社では、誰でも簡単に扱えるプログラミング不要なiPaaS『BizteX Connect』を開発・提供しています。

中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

iPaaSや業務効率化、業務の自動化、業務改善に関すること、その他クラウドサービス(RPAやAI-OCR、受発注システム)のことなど、御社のお悩みをお聞かせください。

業務自動化・効率化のお悩み、ソリューション連携に関するご質問等は、ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。

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