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【RPA活用事例】営業・マーケティングの進捗管理を簡易化!バックオフィスの作業工数を大幅削減【株式会社ニット】

2022年1月よりデスクトップ型RPA robop(ロボップ)を導入し、社内業務の自動化をすすめている株式会社ニット。今回は、実際にrobopで業務自動化による新たな業務フローの構築を実現したBPO事業部 新規事業企画の東 剛史さんにRPAの導入背景や使用感、具体的な導入効果について、くわしくお話を伺いました。

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【会社概要】株式会社ニット

https://knit-inc.com/


会社名 :株式会社ニット
代表者 :代表取締役 秋沢 崇夫
本社所在地:東京都品川区西五反田7-22-17 TOCビル 10F 41号
設立 :2017年8月 ※2015年 HELP YOUサービス開始
事業内容 :オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU(ヘルプユー)」の運営。働き手への学びのサービス、働き手を応援するメディア事業なども展開。

▲ 『HELP YOU』 https://help-you.me/

株式会社ニットでは、人事や労務、営業事務など企業のバックオフィス業務における生産性向上に貢献するオンラインアウトソーシングサービス『HELP YOU』を提供しています。HELP YOUでは、中小企業やスタートアップ企業のササポートを請け負っており、営業資料やマーケティングレポートの作成、業務フローの設計、SNS更新、採用などあらゆる業務の代行をおこなっています。

▲今回お話を伺った 新規事業企画・東 剛史さん

RPAの導入背景について

―――RPAの導入をご検討された背景について教えてください。

東さん:株式会社ニットではBPO事業を展開しており、総務や経理などのバックオフィス部門でのご依頼が多いことから定型業務が日々大量に発生しています。これまでは手作業でおこなっていた作業をロボットで自動化すればより効率的に業務ができるだろうと考えました。そこで業務の自動化実現に向けて、とくに定型業務との親和性の高いRPAの導入検討にいたりました。

―――まさに日々の定型系業務の自動化はRPAのロボットの得意分野です。現在BizteXのRPA「robop」をご活用いただいていますが、導入検討時は複数のRPAツールを比較されましたか?

そうですね。実はrobopをトライアルしたタイミングで、30ほどのRPAツールにも触れてみました。ノーコードで操作できるRPAは他にもありましたが、なかでもrobopは扱いやすかったです。ロボット作成のしやすさから、多くの方が触れるRPAだと感じました。

―――ありがとうございます。画面操作をロボットに記憶させるだけで自動化を図れるので、複雑なプログラミングも必要なく、導入ハードルが低いのが特長のひとつです。

そうですね。実際にRPAのロボットが作業を実行していく様子を見せてもらったときは、まずすごいなと感じました。本当にプログラム知識がなくても操作できるんだな、と。

導入当初はBizteXさんのサポート担当者とロボットを作成していましたが、現在は私自身でロボットを作成して、不明点がでてきた時にのみ相談しています。難しい操作も必要ないので、テンポよく新たなロボットを作成できていて、いまでは30ほどのロボットを作成して業務を自動化できています。

RPA「robop」の具体的な活用事例

―――robopの導入から半年ですが、もう30もの作業ロボットを作成されていたとは驚きです。自動化させた業務のなかでも特にRPAの効果を感じられるのはどのような業務になりますか?

複数あるのですが、特に自動化の効果を感じている業務は2つあります。どちらも発生頻度の高い業務で、ひとつが営業とマーケティング業務におけるKPIの進捗管理業務、そしてもうひとつが入社手続きに関する人事業務です。

RPA活用事例:営業とマーケティング業務におけるKPIの進捗管理業務

KPIの進捗管理については、さまざまな部門でおこなっています。とくに営業部やマーケティングでは、毎日数字を管理していくのは大変で、これまでは2週間に一度手作業で数字をコピー&ペーストして、転記を繰り返していました。ロボットで自動化させたことで、毎日自動でデータを集計できるようになっています。

▲kintoneから必要データを自動取得し、KPI進捗管理用のスプレッドシートに自動転記。
作業結果をChatworkに通知
▲Googleサーチコンソールや社内広報ページから必要データを自動取得し、
KPI進捗管理用のスプレッドシートに自動転記。作業結果をChatworkに通知

作業工数が削減したことはもちろん、タイムリーに進捗の把握ができるようになったので、業務効率化や改善箇所の把握にも寄与しています。

RPA活用事例:入社手続きに関する人事業務

弊社では毎日5名程度のスタッフを雇用しています。スタッフ 1名につき、メールアドレスの発行やビジネスチャットのアカウント発行、社内で使用している各種業務管理ツール、自社ツールなどあらゆるツールのアカウントの作成をしなければならず、一つひとつの作業は小さなものですが、結構な時間を割かれていました。具体的にいえば1名につき20分ほどかかっていたので、日々の作業としては100分ほどかかっていたことになります。

この作業をRPAのロボットで自動化することで業務フローが一新され、1名あたりの作業時間は5分に、5名でも25分と短縮されました。RPAの導入で毎日75分の作業時間を削減、月では1500分もの作業時間を削減できていることになります。

▲新入社員の情報をスプレッドシートやExcelから自動取得し、ツールのアカウントを自動発行。
結果をスプレッドシートやExcelに自動転記し、チャットに作業完了を通知

―――1500分/月の作業時間削減は大きいですね。効率化をはかれたことで得られた副次的効果はありましたか?

副次的効果としてはルーティン業務の手離れによるストレス軽減が挙げられます。お話した2つの活用例はどちらも発生頻度が高くて、重要な作業であるとわかってはいつつも日々手作業でおこなうことにストレスを感じることもありました。そういった作業に対する時間を削減できたことで、精神的な余裕がうまれたことはもちろん、より注力したい業務に時間を割けるようになりました。

RPA「robop」サポート対応満足度について

―――robopのサポート対応について、満足度はいかがですか?

30ほどのRPAに触れる中で各社のサポートを受けさせていただきましたが、なかでもBizteXさんの対応はほかと比較しても良いものでした。

―――ありがとうございます!具体的にはどのような点をご評価いただけておりますでしょうか?

BizteXさんではトライアル時から変わらないサポート担当が専任でついてくださるので、本格導入後もめんどうなやり取りなく利用できます。担当者がその都度変わることもないので事象の説明を一からする必要がないのはとてもやりやすかったですね。

あわせて、ふだんの業務ではChatworkを利用しているのですが、そこから担当の方に問い合わせができる点もよいですね。

今後RPAで展開していきたい業務自動化について

―――専任のサポート担当がついている点と問い合わせの容易さに好感を持っていただけているようですね。コミュニケ―ションツールについてはさまざまなツールに対応していますので、その点も多くの方にご好評の声をいただいております。
最後に、今後さらなる業務効率化に向けた展望はありますか?

現在は私が主体となって社内の業務自動化を進めていますが、今後はrobopをスケールしていき、事業のなかでRPAを活用した業務フローを構築していきたいと考えています。

業務効率化や自動化について広く展開していきたいので、今度はiPaaSやAI-OCRを含めて習熟していく予定です。

>>robop製品ページはこちら

【問い合わせ】業務効率化・自動化のお悩みは、お気軽にご相談ください

DX hackerは、業務自動化ツールを開発するBizteXにより運営しております。
増えすぎたSaaSツールの連携や基幹システムとクラウドシステムをまたぐ業務自動化など、新たな業務フローの構築をご検討中の方はお気軽にご相談ください。

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