【DX事例】申込み処理や見積書作成・送付業務の自動化で年間約480万円のコスト削減を実現【日本リビング保証株式会社】

日本リビング保証株式会社では、DX化を進めるために、RPAやiPaaSなどのツールを活用した業務自動化フローを構築・実装しています。今回は、全社的なDX推進に取り組む業務運営本部の企画品質部・佐久間祥子さんと川北健太郎さんと大澤太郎さんに、ツール導入の背景やその効果についてお話を伺いました。

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目次

【会社概要】日本リビング保証株式会社

▲写真左から佐久間さん、川北さん、大澤さん

会社名: 日本リビング保証株式会社(英語表記:Japan Living Warranty Inc.)
代表取締役社長: 安達 慶高
本社所在地:〒160-0023 東京都新宿区西新宿4-33-4 7F
設立:2009年3月
事業内容: HomeworthTech 事業、ExtendTech 事業
HP: https://jlw.jp/

日本リビング保証は独創的なリアルとデジタルのサービスで、暮らしの資財価値を最大化するWorthTech Companyです。同社では、DX化を進めるために、RPAやiPaaSなどのツールを活用した業務自動化フローを構築・実装しています。

業務自動化に取り組む背景

業務の可視化

―――全社的に業務自動化を進めるきっかけとなった背景を教えてください。

佐久間さん:大前提の話からしますと、日本リビング保証の中でも特に私が所属する部門は、修理や点検といったサービスオペレーションの多くを担当しており、ほぼ労働集約型の仕事だと言えます。人がやる限り、業務が拡大すればするほど働く人の業務量も同じだけ増えていく、企業‧事業としての成長に、人手が追いつかなくなってしまう。まさにそのような危機感が、業務自動化を進 めるきっかけになりました。 

―――DXを進める上で、まず何からはじめましたか?

佐久間さん: まず最優先で取り組んだのは、業務の内容・量の可視化です。マニュアルを細かくつくるよりも先に、組織全体で誰が何をやっているのかを、みんながシンプルに知る必要があると感じました。業務の内容・量の洗出しを行うことで、「人で行う業務」、「自動化できる業務」が明文化できDXを進める足掛けとなりました。整理した業務の内容・量の可視化データを基に、「自動化できる業務」のRPA設計書を考案・実施を行うことで計画性を持ってDXが進められたと考えています。

RPA・iPaaS導入の背景

より使いやすいRPAへとリプレイス

―――現在、RPAはBizteX社のrobopとBizteX cobitを導入されていますが、以前は他のRPAツールを使われていたそうですね。

大澤さん: そうですね。BizteX社のRPAはリプレイスして導入しました。以前使っていたRPAは、使える人が限られていた状況で、全社展開するのは難しいほど複雑なものでした。操作を覚えるのに60時間ほどかかるため初心者には手が出しにくく、それが、BizteX社のRPAを導入するきっかけになりました。

川北さん: 弊社ではRPAを活用できる人材を増やしたいという思いがあったので、robopの使いやすいUIは魅力的でしたね。実際に使ってみて、操作方法の習得にかかる時間は以前の半分以下になり、ロボットの作成も簡単に行えるようになりました。

―――リプレイスに際して、他社製品との比較検討はされましたか?

佐久間さん: はい、しました。具体的には5社ほどのRPAを比較検討しています。BizteX cobitについては、独自のプライベートクラウドであるという点も良かったですね。プライベートクラウドを持つRPA企業自体少ないのですが、その中でも年間の費用が他社と比較して安価であること、さらに、わかりやすいUIのツールであることが決め手となりました。使いやすいUIを謳っているRPAベンダーは他にもありましたが、機械が得意ではない私から見ると、UIに触れることが難しい印象でしたね。

―――ありがとうございます。新しいRPAへの移行は大変でしたか?

川北さん: そうですね。以前のRPAで作成していた40のロボットは、2ヶ月で移行が完了しました。ヘルプデスクがとてもわかりやすくて想定よりも早く完了した印象です。

佐久間さん: 新たなロボットも作成していて、現在は50ほどのロボットが稼働しています。実際にロボットを作成している従業員も5人から17人に増え、社内展開もひろがっていますね。

>>RPA「robop」製品ページ
>>RPA「BizteX cobit」製品ページ

多数のアプリ同士を簡単に連携できるツールを探していた

―――RPAに加えてiPaaS「BizteX Connect」もご導入いただいていますね。

佐久間さん: BizteX ConnectはkintoneやSlackなど、弊社で利用しているアプリケーションと簡単に連携できる点が導入の決め手となっています。

活用については、シナリオの実行回数の兼ね合いもあるため、どこをトリガーにするかを精査している段階です。この実行回数に見合ったシナリオを選定することが今後の課題となっています。

>>iPaaS「BizteX Connect」製品ページ

RPAとiPaaS活用事例

申込み処理を自動化

―――その中で、具体的にどのような業務でRPAやiPaaSを活用しているのか教えてください。

佐久間さん: メールの受信をiPaaSが検知し、それをトリガーにメール内容を基幹システムへ登録するRPAがあります。具体的には、当社から送ったDMに対して、お客さまからお申し込みの返信があった際にそのメールを検知し、システムに入力することで申し込み処理の自動化を行っています。これまで、この一連の作業をすべて人手で行っていたため、自動化による効率化を実感しますね。

フォームに入力された内容を基に見積書を作成・送付

川北さん: そのほか、WEBフォームに入力された情報を基幹システムに取り組み、見積書を作成した上でお客さまに送付する業務も自動化しています。弊社では、お客さまに修繕や検査を提案するDMを送り、WEBフォームから申し込まれた内容にあわせて見積書を作成、送付しているのですが、この一連のプロセスもロボットが処理しています。定期的に100件から200件程発生するため、自動化により生産性を高められたと感じます。

費用対効果について

―――ありがとうございます。費用対効果についてははいかがですか?

佐久間さん: リプレイス前のRPA導入と比較して、トータル的な導入費用の増加があったものの、効率化による費用対効果はとても大きなものでした。実際の削減時間やコストの削減率を計算すると、月間で約40万円近く、年間で約480万円ほどのコスト削減が実現しています。これは業務運営本部だけの話であり、他部門でもRPAを導入することで、より大きな費用対効果を得られると考えています。今後もさらなるRPA活用に向けて検討を進めていきます。

川北さん:これまで人手で1〜2時間かかっていた業務が、RPAやiPaaSによって自動化され、その負担が大幅に軽減されたことを実感しています。多くのロボットが業務を担うことで、これまでよりもより効率的に進められるようになり、とてもうれしいですね。

サポート対応

チャットやヘルプデスクなど、サポートも充実

―――BizteXのサポート対応についてはいかがですか?

佐久間さん: ご提案から導入時まで、とても丁寧な対応でした。導入後もサポート担当者からは定期的に連絡をいただき、質問があればすぐに電話やSlackで応えていただけるので助かっています。

―――チャットサポートもご利用いただいていますが、そのやり取りの中で、質やスピードはいかがでしょうか?

川北さん: こちらについてもいつも非常に助かっています。やりたいことを漠然と伝えても、具体的な流れやアドバイスをすぐにいただけるので、とてもありがたいですね。ヘルプデスクも充実していて、困ったときに問題を解決しやすいサポート体制が整っています。

今後のDX推進の展望

RPAとiPaaSを組み合わせた新しい活用方法を検討

―――今後のDX推進の展望について教えていただけますか?

大澤さん: DXを推進する中で、案件が増えることに対応するために、リアルとデジタルのバランスを保ちながら進めていきたいと考えています。以前は人に依存していた業務も、RPAにより対応できる部分が増えてきました。今後は、DXの進化により、現場レベルの担当者自身がRPAを作成することが増えると考えています。この取り組みが進むことで、ますますDX化を推進していけると感じています。

川北さん: そうですね。RPA人材を育成していく観点や、担当者が主体となって効率化に取り組む姿勢が大切なポイントであると考えています。そのためにも、今後は、より現場担当者がRPAに積極的に触れ、活用できるような環境づくりに努めていく予定です。

―――具体的に、RPAやiPaaSはどのようにご活用いただけそうでしょうか?

佐久間さん: 入力業務の自動化をRPAで実行するなどしていきたいですね。具体的には、弊社サービス利用のお客様からのお問合せ内容の分析業務を自動化したいと考えています。
件数としては、月に約3,000件ほどあり、1日に約100件ほど外部システムと自社システムを使い人手で行われている状況です。これをRPAで自動化することで、より効率化を進められると考えています。

川北さん: お問合せ内容の分析業務自動化が成功すれば、作業効率が大幅に向上することが期待されます。RPAとiPaaSについては、今後の要望やニーズに応じて柔軟に活用していく予定です。さらにRPAとiPaaSを組み合わせた新しい活用方法も今後検討しています。

>>RPA「robop」製品ページ
>>RPA「BizteX cobit」製品ページ

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DXhackerを運営するBizteXでは、誰でも簡単に扱えるプログラミング不要なRPA『robop』『BizteX cobit』、iPaaS『BizteX Connect』を開発・提供しています。

中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

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