【RPAとは】不動産業界における業務効率化を推進
RPA（Robotic Process Automation）とは、簡単にいうと「人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツール」のことです。
・決まった手順の定型業務
・繰り返しおこなうルーティンワーク
などの自動化が得意で、主にPC上でおこなう作業の分野で導入が進んでいます。
▼RPAの活用例▼
・交通費精算、請求書データの入力、問い合わせ内容の転記
・ターゲットリスト作成、SFA入力、広告レポート作成
・顧客データ収集、在庫状況の確認、商品情報の更新
・新入社員・新規職者のアカウント登録
・伝票入力、支払対応の実行、反社チェック など
業務をこなすソフトウェアは通称「ロボット」と呼び、業界や業務に関わらず、さまざまなパターンのロボットを作成可能です。
これによって作業時間を短縮したり、ヒューマンエラーを削減したりなどの生産性向上が期待できます。
＼RPAは不動産業界でも活用できる／
RPAの３つの特徴とは
RPAが求められている理由としては大きく3つの特徴があります。
【RPAの特徴①】システム構築が不要で、業務自動化ロボットを簡単に作成できる
RPAはシステムの構築が不要で、一からプログラミングをする必要がありません。
チャートやステップを用いることで、ユーザー自身で簡単にロボットの作成・修正ができます。
この「作成や修正が容易」というのは、RPAを導入するうえで非常に重要なポイントです。
例えば伝票入力の業務でも、
・新しい伝票に変更したい
・追加で入力したい項目が増えた
などのように、変更が必要なケースは数多く発生します。
RPAなら自分でロボットをすぐに修正できるので、変化に対して柔軟かつスピーディに対応可能です。
とはいえ、RPAにはシンプルなUIなものや複雑なものまであります。開発・提供するベンダーによってさまざまなので、使いやすいものを選びましょう。
【RPAの特徴②】ツールをまたがった自動化ができるため、低コストで幅広い対応が可能になる
Webサイトやシステムなど、ツールをまたがった業務にRPAは幅広く対応可能です。
例えば、WebブラウザとExcelを連携できるので、
①基幹システムに入力されたデータをロボットが取得
②Excelに最新のデータを記載
といった動きが可能です。
これまで手作業でやる場合は、
①基幹システムにログイン
②必要なデータをコピー
③Excelを開く
④出力したい特定セルをクリック&ペースト
という操作が必要でした。
ですが、RPAならこれらの作業をまるっとロボットが覚えて、次から自動で実行してくれます。
【RPAの特徴③】人間には不可能な、24時間365日稼働の実現が可能になる
RPAは人間と違い、24時間365日稼働できます。
そのため、
・毎日決まった時間にデータを取りにいく
・夜遅い時間でも正確に決められたタスクを実行する
などのような対応が可能です。
また、発注の処理や広告レポートの数値取得など、手作業で毎日おこなうには大変な業務を、時間や曜日にとらわれずに遂行できます。
不動産業界で自動化できる業務例
・物件情報の更新作業
・問い合わせ対応業務
・情報収集業務
・紙書類を基幹システムへ情報入力する作業
・集計作業
・簡単な問い合わせ対応
たとえば、不動産業界では毎日の必須業務となる物件情報の更新。この更新作業は、実はRPAを使うことで自動化できます。
上記のようにいつも活用している情報サイトがある場合には、そこから必要な情報だけを取得し、サイトを自動更新することも可能です。
これらの業務を自動化することでヒューマンエラーによる転記ミスを防止できるだけでなく、最新の物件情報をいち早く潜在顧客に提供できるようになるため、競合他社よりも一歩抜きん出たアプローチをおこなえるようになります。
不動産業界おける４つのRPA活用事例
不動産業界におけるRPA活用例について以下で見ていきます。
不動産業界におけるRPA活用例①毎日繰り返しおこなう物件情報の更新作業をまるっと自動化
先述にもありますが、毎日おこなっている物件情報の更新作業は、RPAの導入により人の手を介さずにおこなうことが可能になります。さらに、リアルタイムな更新が実現できるため、契約が決まったタイミングで掲載物件情報を取り下げることも可能です。
いつも物件情報を入手しているメディアがある場合には、そのメディアからロボットが情報を取得、さらに自社システムやメディア、管理ツールに自動で転記します。
常にアップデートされら情報を持つことで、見込み顧客の獲得に寄与するだけでなく、ロボットによる自動転記であることから誤掲載を未然にふせぐことができます。副次的効果としてビジネスにおいて最も大事な顧客からの信頼を得ることもできるでしょう。
不動産業界におけるRPA活用例②FAXなどの紙書類・アンケ―ト用紙から管理システムへの入力作業を自動化
不動産業界では現在もよく目にするFAXによる物件情報の送付。自社のシステムに情報を取り込んだり、HPに物件情報を掲載するにあたり文字データ化する必要があります。これまでは社員が接客対応の合間をぬって内容を確認し、情報をひとつずつ手入力していましたが、この作業も自動化することが可能です。
RPAと文字認識システム「OCR」と連携することで、FAXなどの紙書類やお客さまに記載いただいたアンケート用紙に書かれた自筆の情報を文字データ化します。
不動産業界におけるRPA活用例③競合他社リサーチ・情報収集業務の自動化
不動産業界における業務に最適なRPAですが、マーケティング業界でも同じく活躍します。
既出のように、RPAは指定のサイトの情報更新はもちろんのこと、指定のキーワードに関連する情報の収集業務を自動化できます。
たとえば、新しい物件情報はもちろん、競合他社の販売価格やWebページのデザイン変更など企業戦略に関する動向などを入手できます。
不動産業界におけるRPA活用例④毎日くる問い合わせ対応の自動化で作業工数を削減
毎日入る問い合わせ対応に頭を悩ませる担当者も少なくありません。実はこの問い合わせ対応もRPAの活用で効率化することができます。
たとえば、自社HPからの問い合わせフォームに入力があったさい、回答となる情報をあらかじめ用意したテンプレ―トを選択し、返信メールに記載することで問い合わせ業務の自動化を図ることが可能になります。
対応工数の削減はもちろん、副次的効果として返信までにかかる時間を短くすることで顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。
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不動産業界RPA導入事例：新潟駐車場株式会社
以下は、BizteXが提供・開発するRPAを導入いただいた企業様の導入事例です。ご検討中の方はぜひ参考にしてください。
【RPA導入企業情報】
新潟市で建設業、ビル管理業を展開するアルモグループ内のパーキング事業を担う。現在13カ所のタワーパーキング・コインパーキングを運営。アルモグループの一員として地元の生活に密着したビジネスで地域コミュニティに貢献している。
・企業名： 新潟駐車場株式会社
・設立：1968年
・事業内容：駐車場経営事業（時間貸駐車場、コインパーキング）
【RPA導入開始】2017年11月
【RPA導入背景】
「手間暇のかかる不動産情報をRPAが集め、人的リソースを最適配置」
―――RPAを導入することになった背景は？
親会社のアルモグループは、戦後間もなく新潟市中心部で創業し、不動産業を中心として地域に密着したビジネスを展開してきました。当社はグループの一社として新潟市中心部で複数の駐車場を経営しています。
新潟市の人口は毎年少しずつ減少しており、特に労働力となる若い方々が不足しています。その影響で弊社も採用難が続いており、増え続ける仕事に対して限られた人的リソースを、業務分担と仕事量のバランスを考えた上でどう活用するかは大きな課題でした。
【RPA活用事例】
―――不動産業におけるどのような業務でRPAを活用していますか？
当社が経営する駐車場は市内オフィス街へ車通勤されているお客様のご利用が多く、通勤費の節約のため、月極ではなく日中の最大料金が安い駐車場を利用する傾向があります。周辺には他社の駐車場も多く、駐車料金の値下げや駐車場新設といった他社動向をいち早く知りたいと思っていました。
今までは現地に足を運んで情報収集を行うしかなかったのですが、かなり時間がかかるのであまり頻繁に実施できていませんでした。今ではその情報収集をRPAに任せています。
不動産業界RPAの導入効果：3時間かかった業務が5分で終わり、より付加価値の高い業務に専念できるようになった
―――導入後の具体的な効果は？
RPAの導入によりいままで手作業含め3時間かかっていた業務が5分で終わり、取りこぼしもなくクオリティの高いアウトプットが得られるようになりました。
また以前複数名で手分けして行っていた情報収集も、スタッフひとりで可能となり人件費の節約となっただけでなく、浮いた時間は新たな拠点の開拓や商談など、本来行いたかった付加価値の高い戦略的な業務に専念にできるようになり非常に満足しています。
【今後も広がるRPA活用の幅】
「入金チェックや経理業務、採用活動などグループ全体で活用したい」
RPAは操作も簡単なので私以外の社員でも使うことができます。弊社の事業は人手で行っているバックオフィス業務が多いので、今後入金チェックなどの経理業務、人事の採用活動などで、グループ全体に取り入れていくことを検討しています。
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業務自動化ツール デスクトップRPA「robop」とは
デスクトップ上のすべてのソフトやシステムを自動化するRPA
製品ページはこちら＞＞デスクトップRPA「robop」
robopは、デスクトップ領域における業務を自動化することができます。インストール型のソフトはもちろん「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応し、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化が可能です。
デスクトップRPA「robop」ならではの３つの特徴
【デスクトップRPA：robopの特徴】①デスクトップ領域で展開される業務を自動化できる
デスクトップ上のすべてのソフトやシステムを自動化します。
「自社開発ツール」や「独自の管理画面」などレガシーシステムにも対応可能です。
【デスクトップRPA：robopの特徴】②幅広い業種・業務内容を自動化できる
さらに、BizteX Connect連携によるクラウド領域との組み合わせも可能。。幅広い業種・業務内容を一括した自動化を実現します
【デスクトップRPA：robopの特徴】③充実のサポート体制だから安心して使える
導入時はもちろん、導入後もしっかりとサポート。専任のCSによるレクチャーやトレーニングなども充実しています。
製品ページはこちら＞＞デスクトップRPA「robop」
【関連記事】＞＞【業界別業務効率化事例】パソコン業務を自動化するデスクトップRPA「robop」とは【導入の流れ】
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【問い合わせ】RPA・業務効率化のお悩みは、お気軽にご相談ください
BizteXでは、国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」、デスクトップ操作に長けたRPA「robop」の開発・提供しています。
中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。さらにBizteXの強みは、システムとシステムをノーコードで繋ぐiPaaSを自社で開発している点にあります。
これまでのRPAでは実現できなかった基幹システムとクラウドサービスの連携、さらに二段階認証の突破など、BizteXだからこそ実現できるDXがあります。
無料トライアルや個別説明会も実施しておりますので、ぜひお気軽にお問合せください。
