【小売・サービス業界】RPAで作業時間を半分以下に！導入事例とよくある失敗例

2020.12.012023.09.28

小売・サービス業におけるRPAの活用法や導入事例をご紹介します。データ入力や在庫管理などを自動化できれば、業務効率化や長時間労働の改善などにつながるのでぜひ参考にしてください。

Pocket

毎日の業務に忙殺されて、
・長時間労働が常態化している
・本来やるべき業務ができていない
という小売・サービス業の企業様は多いです。

そのような背景から、人間の代わりに単純業務を自動で処理してくれるRPAに近年強い注目が集まっています。

そこで本記事では「小売・サービス業においてRPAがどのように役立つか」を事例を交えながら紹介します。RPA導入でよくある失敗例や、ツール選びのポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

また、弊社BizteXでは「小売業界を中心としたRPAの活用事例集」をご用意しています。資料は無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

【無料】RPA活用事例集をダウンロードする

RPAとは？業務を自動化するメリットや効果

RPAとは、「ロボット」と呼ばれるソフトウェアが作業を自動化することです。自動化できる作業は、以下のようにバックオフィスに関する単純業務（ノンコア業務）がメインです。

・在庫状況の更新
・請求書データの入力
・問い合わせ内容の転記

これらの作業を自動化することで、スピーディかつ確実に作業を処理できるうえに、空いた時間をコア業務にあてて生産性を向上できます。

作業時間や人件費などのコストを削減しつつ、生産性を高められるRPAは、今後より多くの企業で活用されていくことでしょう。

※RPAに関する詳しい説明は【超・初心者向け】RPAとは？図解でわかりやすく簡単に説明！」を参考

日本の小売・サービス業がRPAに注目する理由

※参考：小売業の生産性向上で日本経済の成長力強化も　コンビニ人手不足対策 – 産経新聞

少子高齢化や人口減少により、多くの企業は今「人手不足」に大きく悩んでいます。特に小売業は長時間労働などが起こりやすく、それが原因でさらに人手不足や採用難に陥る企業は少なくありません。

日本銀行の「雇用人員判断指数調査」を見ると、全産業の平均と比べて小売業の人手不足がより深刻なのがよく分かります。

そんな厳しい状況のなか、
・データ入力など膨大なノンコア業務の処理
・目まぐるしく変化する消費者ニーズへの対応
・働き方改革による労働環境の改善
などを行わなければなりません。

「限られたリソースの中で、大量の業務を処理する必要がある」というのは、小売・サービス業を営む多くの企業の共通課題といえるでしょう。

ですがRPAを導入し、デジタルレイバー（仮想知的労働者）として積極的に活用すれば、以下のように人手不足をはじめとした課題解決が期待できます。

・人手不足や採用難 → RPAが人間の代わりに24時間365日稼働
・膨大なノンコア業務 → RPAによる自動化でスピーディかつ確実に業務を処理
・消費者ニーズの対応 → 浮いた時間をコア業務（戦略立案や分析など）に活用
・働き方改革の対応 → 業務の大幅な効率化によって長時間労働を改善

実際、アビームコンサルティングが発表した「RPA導入業種のTOP3」には、小売・サービス業がランクインしています。

RPA導入による業務効率化は、小売・サービス業で今後ますます加速していくことでしょう。

小売・サービス業でのRPA活用事例

小売・サービス業におけるRPA導入の活用事例を一部まとめました。

1. 報告書やレポート作成を自動化
2. 販売管理・在庫管理等のオペレーション自動化

図解を用いながら、一つ一つ紹介します。

【活用事例①】報告書やレポート作成を自動化

報告書やレポートを作成するために、さまざまなファイルやツールから必要なデータを抽出・集約するとします。

これらを手作業で行う場合、時間や手間がかかるだけでなく、見間違い・入力間違いなどが起きるおそれがあります。ミス防止にはチェック作業が欠かせませんが、これではさらに手間が増えるばかり。

ですがRPAなら、設定した時間に必要なデータの抽出・集約を自動でできるのに加え、その後関係者にメールやチャットで報告することも可能です。

そのため、報告書やレポート作成にかかる手間を大幅に削減できます。さらには、RPAのロボットはルールに従って動くので、人的ミスの心配もありません。

家事代行サービス会社のベアーズ様はRPAを導入し、同様のフローを構築した結果、報告書の作成業務を300時間から120時間まで大幅に短縮することに成功しています。

詳しくは下記の記事をぜひ参考にしてください。

【活用事例②】販売管理・在庫管理等のオペレーション自動化

販売管理や在庫管理をするにあたり、データの入力・確認・反映・報告などの作業は必須です。

とはいえ、これらをすべて手作業で毎日行うとなると、膨大な時間と手間がかかってしまいます。反映が遅れてしまうと、最新の情報をキャッチできずに、在庫数の間違いや発注漏れなど業務に支障が起きることもあるでしょう。

ですが、RPAならそれぞれの作業をロボットで自動化できます。

具体的には、
・RPAとチャットボットを連携し、質問に答えるだけでデータ入力を自動化
・入力したデータはシステムに自動反映され、完了後は関係者に自動で報告
というような具合です。

一連の流れを自動化することで、スピーディに業務を処理できるうえに、より迅速な経営判断や状況把握が可能になります。

このように、RPAは他ツールと連携することで、自動化できる業務の幅をさらに広げることができます。

RPA導入の注意点とよくある失敗例

ここまでRPA導入によるメリットや活用事例などを紹介しました。

とはいえ、「RPAは導入すればすべて上手くいく」という都合の良いツールではありません。「RPAを導入したものの、思うような成果を上げられなかった」というケースは少なからずあります。

そこで、RPA導入でよくある失敗例を3つまとめました。

1. RPAの操作が難しい
2. 管理部門ばかりが主導して空回り
3. いきなり大きく変えようとする

これらの内容に注意して、慎重にRPAの導入・運用を進めていきましょう。

【失敗例①】RPAの操作が難しい

ロボットの作成や運用、メンテナンスのやり方はツールによって異なります。

もしそれらの操作が難しい、または分かりにくいものであった場合、せっかく導入したRPAも持て余す結果となってしまいます。

特に、RPAを実際に操作するのは現場の社員であることが多いです。そのため、プログラミングなどの専門的な知識がなくても操作しやすいRPAを選ぶのがおすすめです。

【失敗例②】管理部門ばかりが主導して空回り

先ほども書いたとおり、RPAを実際に利用するのは現場です。

そのため業務効率化を図るには、現場を巻き込んで協力しながら進めるのが一番です。しかし、トップダウンの組織だと管理部門がつい先走ってしまうことも。

コミュニケーションが足りないまま勢いで進めてしまうと、双方の間にギャップが生まれて、円滑な導入・運用が難しくなってしまいます。

【失敗例③】いきなり大きく変えようとする

RPAで一気に多くの業務を自動化しようとすると、失敗するリスクもそれだけ大きくなります。

「自動化までの準備期間が長期化し、業務の流れが途中で変わってロボットの修正が何度も必要となった」というのはよくある話です。他にも、予算が膨らんでトータルでの費用対効果が小さくなってしまうことも。

まずは自動化しやすい業務からはじめ、小さい成功を重ねながら徐々に範囲を広げていくスモールスタートだと失敗するリスクを大幅に減らせます。

RPAツールの種類と選び方

RPAツールにはさまざまな種類がありますが、大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つに分けられます。

・クラウド型：ネット環境があれば、いつでもどこでも利用できる
・オンプレミス型：自社内にサーバなどを導入して利用する

「オンプレミス型」はセキュリティ性が高く、自社に合わせてカスタマイズしやすいのが特徴です。ですがコストが比較的高く、利用できる人数や場所にも制限があるのがネックです。

それに比べて「クラウド型」は、ネット環境があればすぐに導入できるので使いやすく、スモールスタートを切りやすいという特徴があります。さらには導入・運用にかかるコストを抑えられるので、高い費用対効果も期待できます。

従来はオンプレミス型が主流でしたが、手軽で低コストのクラウド型が登場してからは、クラウド型を利用する企業が急増しました。

このような背景からも、導入するならまずはクラウド型RPAを前向きに検討するのがおすすめです。その中から複数のツールを比較検討したり、無料トライアルなどで実際に試したりすると最適なツールと出会いやすくなるでしょう。

クラウド型を選ぶなら、弊社BizteXが開発した国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」がおすすめです。

・直感的なデザインで非エンジニアでも使いやすい
・スモールスタートが得意で導入・拡大まで丁寧にサポート
・全社的な業務効率化が可能（アカウント発行が無制限）

今なら１週間の無料トライアルキャンペーンを実施中ですので、ロボット作成や実際の使い心地などをぜひ実際に試してみてください。

また、毎週水曜にはRPA相談会（無料）を実施しています。RPAについて詳しい話を聞きたい・相談したいという方はぜひお気軽にご利用ください。

＞＞BizteX cobit製品ページはこちら