自社には何があっているのか？シーン別の業務効率化ツールをご紹介

2021.01.292023.07.19

少子高齢化に伴う労働力の減少に対応するべく「働き方改革関連法」が施行されたことで、多様な働き方を選択できる社会に向けて企業は現在の業務内容を見直しを求められています。なかでも時間外労働の上限規制が強化され、長時間労働の是正や進められていることで、業務の効率化が必要不可欠となっています。それではどんな取り組みを実施すべきか。数ある”業務効率化ツール”から用途別に最適なツールをご紹介します。

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【1】業務効率化ツールを選ぶポイント

数ある業務効率化ツール群のなかから必要なものを選ぶにはまずは現在行われている業務を棚卸しすることで、効率化したい業務を明確にすることが必要です。そして導入する業務が決まったら、それが自社にとって無理なく、継続して利用できるか”相性を図る”ことも重要です。

タスクを洗い出す

業務効率化と一口に言ってもその種類は多種多様です。業務の棚卸しをした後に、どのツールを利用すべきか。無駄なく、しっかりと今の課題を解決できるツールを選択が必要となります。そのためにはまずタスクを明確にしましょう。

タスクには個人のものとチームのものがありますが、これもそれぞれ分けて考えるべきです。

個人でのタスク
重要度はもちろん、定期的に発生するものであれば頻度や期限を考慮しながら、重要度などに応じた優先順位をつけて棚卸ししましょう。

チームでのタスク
チームタスクの場合、関与している担当者はだれか、そして実行する順番は、など個人ごとのタスクに分解して考えることが重要です。

利便性やコスト面で無理ないものを選ぶ

業務効率化が求められる現代では、多種多様なツールが存在します。市場としては過渡期を迎えている段階であり、いずれも役に立つもの、効果を望めるものが増えてきています。一方で企業によって解決すべき課題や企業環境は異なります。そこで重要なのが、あるものから選んで自社がそこにあわせる、のではなく”自社にあったもの”が選べる状況にあるわけです。特に利便性やコスト面を考慮して、一過性ではなく、継続して続けられるものを選択することがツール選びの第一歩となります。

利便性

ツールを導入する際には、操作性や運用・情報共有のしやすさなどを考慮する必要があります。

多くのスタッフが、手軽に使いこなせるツールを選ぶとよいでしょう。特に自社全体、そして課題解決をする業務に携わる担当視野のITリテラシーがどの程度のものかを把握し、ツールを使いこなせるかをジャッチする必要があります。加えて、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できるツールを選ぶことも大切です。

本当に使いこなせるか、正式に導入する前に無料版やトライアルを実施して、あらかじめツールの効果を検証することをおすすめします。通常、業務効率化ツールにはお試し期間が設定されているものが多いため、機能・操作性、そしてサポート体制などを試した上で、導入を検討してみるのも良いでしょう。

コスト

業務効率化は恒久的に続くものです。そのため先にお伝えした通り、導入に際して、導入コストやランニングコストが自社に見合ったものかを考える必要があります。

その際、単純なツールの価格で比較するのではなく、それによってもたらされる効果、スリム化できる人件費など候補として検討しているツールごとに試算を出すことも重要です。もう1点。現在ではサブスクリプション方式のものが増えていますが、この場合も”見た目の安さ”に惑わされることなく、試算を出してコストメリットがあるかを判断することを強くおすすめします。

【2】シーン別業務効率化おすすめツール

導入前のポイントを理解していただいたところで、現在ある業務効率化ツールをシーンごとにご紹介します。用途も特長も違う無数のツールの中から自社に最も合うツールを探しだすためのヒントにしてみてください。

MTG効率化ツール　

テレワークの浸透などにより対面ではなくオンラインでの打ち合わせ、さらには商談などが一般化しつつあります。そこで注目が集まっているのがオンラインMTGツールです。インターネット環境があれば”誰もが” ”いつでも”利用できるのがポイント。さらに事前資料の印刷などが不要になり、それに費やす時間の削減、ペーパレス化にも繋がります。

研修・社内教育効率化ツール

OJTほか研修、社内教育は重要なタスクではありますが、事前準備ほかを含めると膨大な工数がかかるタスクのひとつ。これをおろそかにすることは自社の競争力を損ないますが、自動化、ツールによる工数短縮ができれば業務効率化に繋がることは間違いありません。

操作説明書や業務引継の手順書といったマニュアル類に関しては自動作成ソフトがおすすめです。対象ソフトを操作するだけで編集に必要な画像や操作動画を自動で取得。誰でも高品質なマニュアルが作れてコスト削減や作業の時短が実現します。

研修自体は動画にしたり、社内Wikiなどで展開する方法があります。また、研修そのものをアウトソーシングするという方法もあります。

メール処理の効率化ツール

日々、届くメールの山から重要なものを探し出すこと。また関連するプロジェクトの内容を見返すことに膨大な時間を費やしていませんか。そんな時に便利なのがチャット形式のツールです。社内と社外どちらにも使えてタスク管理やファイル共有などビジネスに役立つ機能を搭載しています。

定型業務の業務効率化ツール

日々の業務の中には生産性向上には直結しないものの、必ずやらなければならない細やかな反復するようなタスクもあると思います。
例えば

決められた手順で繰り返し行う単純作業
データ収集・集計・加工
問い合わせ対応

こういった定型化しやすい業務に関しては自動化することが効果的です。なかにはExcelのマクロ（VBA）で対応している企業もあると思いますが、複数アプリケーション間での同時処理などにはRPAも効果的です。

▼クラウドRPAでできるよくある定型業務をまとめています。

【3】まとめ

業務効率化、そしてそのためのツールの活用ををコスト削減に紐付けて考えている方は少なくないです。もちろんその効果も望めますが、ツールの活用により長時間労働の是正にもつながり、スタッフのモチベーション向上にも繋がるという側面も持ちます。

業務効率化を企業がより成長していくためのものとして捉え、まずは実現可能なものから進めることでスムーズに進めることが重要です。

なお、BizteXでは業務効率化ツールのひとつであるRPAの体験セミナーなどを開催していますので、ご興味あればお気軽にお問い合わせください。