【DX】広告運用業務を自動化する方法とは?確認・レポート作成の工数を大幅削減【RPA・iPaaS】

複数企業の案件管理が発生する広告運用業務。一つの企業だけでも複数媒体の確認作業が発生することも多く、日次・週次レポートの作成対応がある場合には、件数ぶんのレポート作成が必要になります。本記事では、これらをiPaaSやRPAに任せることで、作業工数を削減し、業務改善や生産性向上につなげるためのポイントを解説していきます。

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広告運用業務の流れと自動化を検討すべき業務

1.案件発生
2.企画制作
3.広告出稿の運用改善
4.定期レポートの作成、提出(送付)
5.月次レポートの作成、提出(送付)
6.媒体費精算、クライアント請求

上記は、広告運用業務における案件の発生から運用、クライアントに請求を送付するまでの大まかな流れです。

広告運用業務においては、「案件の受注」や「企画制作」といった人間でなければ対応できないクリエイティブな領域のため、自動化を図るのは現実的ではありません。
自動化を検討するさいには、「広告出稿の運用改善」「定期レポートの作成、提出(送付)」「月次レポートの作成、提出(送付)」「媒体費精算、クライアント請求」といった業務領域のなかで発生する定型的な作業に焦点をあてましょう。

広告運用業務の課題とは?

「広告出稿の運用改善」「定期レポートの作成、提出(送付)」「月次レポートの作成、提出(送付)」「媒体費精算、クライアント請求」 は、売上への直結はもちろんのこと、ヒューマンエラーの発生しやすい業務領域でもあります。

【関連記事】>>オフィス業務のヒューマンエラーの原因とは。防止する3つの有効な対策を解説!

広告運用業務の流れと効率化の方法

広告業界では複数企業の案件を管理することが多いでしょう。一つの企業だけでも複数媒体の確認作業が発生することも多く、日次レポートや週次レポートの作成対応がある場合には、件数ぶんのレポート作成が必要になります。

たとえ同一フォーマットであっても、日時や数字などのデータ修正、送付作業など、細かなチェックや繰り返しの業務が多く定型業務でありながらも多くの時間が割かれていきます。

特に、情報の抜け漏れやデータの入力ミスはヒューマンエラーが多く発生することから、クライアントとの関係値に大きく影響し、売上を左右してしまう場合もあります。

以下では、これらをiPaaSやRPAに任せることで、ヒューマンエラーを防ぎながら、ひとりあたりの作業工数を削減し、生産性向上につなげるポイントを解説していきます。

iPaaSとはなにか

iPaaSは、サービスの概念です。弊社で取り扱っているのはBizteX Connectというサービスで、簡単にいうとシステム連携プラットフォームになります。

  • データの所在がバラバラで管理が大変……
  • 業務効率化のためにサービス同士を連携させたい

このような悩みを解決するため、導入をすすめる企業が増えています。iPaaSは、これまで課題とされてきたオンプレミスとクラウドサービスの連携やクラウドサービス同士の連携を可能にします。

iPaaSでどんなことができるのか

RPAとiPaaSのシステム連携事例について

たとえば、新入社員が入社した場合です。新入社員の情報がGoogleフォームなどに入力されたさい、それを裏側でGmailのシステムと繋ぐことで、メールシステムのアドレスを発行したり、各種CRMや顧客管理システムといった社内で活用している管理システムのアカウント発行を自動でおこないます。各クラウドサービス同士を裏側のAPIという仕組みを使って、パイプを裏側で繋ぐイメージです。

iPaaS「BizteX Connect」の利用イメージ

RPAとiPaaSのkintoneとスプレッドシートシステム連携事例について

上記はBizteX Connectのシステム連携イメージです。kintoneとGoogleスプレッドシートを連携したさいの自動化フロー作成を例にあげています。

BizteX Connectの利用イメージとしては、まずは連携したいサービスのアイコンを選択します。次に動作の選択肢が表示されるので、「レコードの情報を取得する」を選択、画面に従いGoogleスプレッドシートの「データを出力する」を選び、最後にチャットツールに「通知する」を選択します。画面に従って選んでいくだけで、一連の自動化フローが完成します。

iPaaSについてより詳しく知りたい方は【初心者向け】iPaaSとは?メリットや事例、RPAとの違いをやさしく解説で詳しく説明しておりますので、あわせてご確認ください。

では次に、RPAについて説明していきます。

RPAとはなにか

BizteXでは2種類のRPA(ロボティック プロセス オートメーション)を開発しています。それが、クラウドRPAとデスクトップRPAの2種類です。

近年RPAは、働き方改革や業務改善、生産性向上、DXに関するキーワードで注目を集めており、社内の業務効率化や社外対応の自動化のために導入を検討している企業も多いでしょう。

RPAとiPaaSのシステム連携事例について

パソコン上でおこなわれる繰り返しの定型業務をロボットに覚えさせることで、自動で実行することが可能になります。もちろんロボットであるため、24時間365日動き続けることが可能です。

【関連記事】>>【RPA活用セミナーレポート】RPA選定を失敗させないオンラインセミナー~スマートにローカル上やWEB上の定型業務を自動化し課題解決!~ 

RPA「BizteX cobit」の利用イメージ

RPAとiPaaSのシステム連携事例についてわかりやすく解説

RPAの利用イメージとして、クラウドRPABizteX cobitを例にご紹介します。

RPAは、ふだん人間がパソコンでおこなっている業務をブラウザで再現しながら、ロボットを組み立てていきます。ロボットがNGではないサービスであれば、ID・パスワードの自動入力でログインし、作業することが可能になります。

RPAについてより詳しく知りたい方は【初心者向け】RPAとは?図解で簡単にわかりやすく説明!【事例・おすすめ製品】で詳しく説明しておりますので、あわせてご確認ください。

iPaaSとRPAで業務自動化の実現が可能に

iPaaSやRPAを活用することで、クラウド領域、いわゆるWebブラウザでおこなうものから、Excelや自社独自の基幹システムなどローカル領域をまたぐ作業の自動化を実現します。

RPAとiPaaSのシステム連携事例について自動化例をもとに解説

クラウドサービスの繋ぎこみは、APIを活用しながらiPaaSで連携し、定型作業はRPAで自動化することがおおすすめです。

では、iPaaSやRPAについての知識を踏まえて、広告運用業務において、どのようなものに自動化していくのか、そしてそれをおこなう上でのポイントを解説していきます。

広告運用業務において、iPaaS・RPAで効率化できる業務はなにか

広告業界のRPA業務自動化事例

広告運用業務での自動化においては、

「繰り返し」が発生する作業
②「定期」に発生する作業
③「移動」が発生する作業

上記の3つの作業がポイントになります。

広告運用業務ではどのような自動化ができるのか、事例をもとに紹介していきます。

RPAやiPaaSで入稿作業をおこなった事例を紹介

【RPA・iPaaS導入前】入稿シート作成時の転記繰り返しにおける課題

入稿資料作成の繰り返し業務における自動化例です。

Excel転記を自動化!RPA業務自動化事例

企業によっては、同一の条件で複数クライアントの入稿作業を請け負っているケースもあります。また、バレンタインセールや夏物売り尽くしセールなど季節もののキャンペーンを実施するなど、大量の画像入稿が必要となる運用案件を抱えているケースもあるのではないでしょうか。

この場合、入稿シートを作成時には、どの画像がどのキャンペーンに紐づいているかという一覧となったシートを作成されることでしょう。

さらに、作成画像の受け渡しについても、企業によっては制作担当者がおこなったり、クライアントの指定フォルダに格納したりなどさまざまな方法があり、格納先をひとつひとつ入稿シートに転記・入力するといった繰り返しの作業が取引先の数ぶん発生しているのではないでしょうか。

Googleの広告エディターやfacebook広告などでは、入稿シートのインストール対応で完了する仕組みが設けられてはいますが、案件が増えれば、インストールにも多くの工数を割くことになります。とはいえ、クライアントの広告IDが増えれば増えるほど、ログイン・ログアウトしインストールをする繰り返し作業が発生しますから、これらの作業を自動化することで、大幅な工数削減、業務改善に繋げることが可能になります。こういった繰り返し作業は、iPaaSやRPAで実行することができます。

これまでは手作業でおこなっていた入稿業務・作成画像名の転記作業です。Excelを例に取り上げてご紹介します。

【RPA・iPaaS導入後】入稿シート作成時の転記繰り返しを自動化

Excel転記を自動化!RPA業務自動化事例

特にGoogle系のサービスはメニューもたくさんあるため、入稿だけでも複数パターン発生する場合があるでしょう。この作業にRPAを活用することで、担当者は入稿したシートの完成形のチェックのみをおこなう業務フローを構築することが可能になります。

ロボットによるシート入力、クライアントごとのログイン、アップロードなどのクライアントの数ぶん繰り返し発生する入稿作業を自動化することで、担当者の作業工数を大幅に削減します。

次に、運用開始後の定期確認を自動化したさいの事例紹介です。

【RPA・iPaaS導入前】運用開始後の定期的な確認作業における課題

Excel転記を自動化!RPA業務自動化事例

運用が開始したら、複数のシステムを定期的に確認しなければなりません。運用の確認をしながら日次や週次レポートの作成も定期的に繰り返しおこなっていることでしょう。

異常な数字が発生していたり、そもそも予算利用がなされていない場合などには、急ぎの修正対応が発生します。
毎日の定期チェックにより、異常が発生していないか、数字に問題はないか、CPAはかけ離れていないか。これらの定期的な確認は、広告運用をおこなううえで必要不可欠な業務ですが、こういったルーティンワークは、安定日が続いたときには怠りがちです。

【RPA・iPaaS導入後】運用開始後の定期的な確認作業を自動化

広告運用におけるクライアントへのレポートを自動作成

これをRPAやiPaaSを活用することで、ロボットが各管理画面を確認しにいき、スクリーンショットを取得、取得内容をふだん活用しているチャットルームに報告することが可能になります。

「数字チェックは目視でおこないたいけれど、複数媒体へのログイン作業を繰り返すのが面倒」といった場合も、上記フローを組むことで効率化を実現します。この場合、異常値を見つけたIDにのみ次の作業対応をすればよいため、従来かけていた工数の削減が可能になります。

一歩進んだ自動化例として、ロボットが取得した情報に、異常値を見つけたときにのみ、チャットルームに通知するといったことも可能です。

広告運用における業務自動例

費用対効果について

毎日1媒体につき2分ほどの確認時間を設けていた場合、3媒体の案件を10件持っているケースでは、
2×3×10件=60分
これを月であらわすと30時間の作業時間を削減することになります。

広告運用を担当している場合、異常値チェックは日々の運用データの確認が必須となり、気付くのが遅れると大きな損失を招く恐れがあることから休日であっても案件確認が欠かせない担当者は多いのではないでしょうか。

ロボットでの自動化を導入することで、休日チェックの負担を減少させるだけでなく、心理的ストレスを削減するという副次的な効果も得られます。

広告運用におけるAPI連携と業務自動例

上記ではRPAでの転記をご紹介しましたが、iPaaSの活用でも自動化は可能です。

facebook広告は、APIが存在しているため、スプレッドシートやExcel Onlineと連携することで、日次データの抽出を定期的に自動で取得できるようになります。

【RPA・iPaaS導入後】請求書ファイルの移動を自動化

広告運用におけるRPAを活用した業務自動化例

月末月初に発生する請求業務についても自動化が可能です。請求関連業務は、運用担当が請求書を受け取り管理・対応を経理部門がおこなうなど、部署をまたぐ業務でもあります。この場合、経理部から担当者への催促連絡が入ったりコミュニケーションから発生するストレスが多くなるでしょう。

請求書ファイルの移動を自動化することによって、工数削減がされるのはもちろんですが、他部署との連携で発生してしまいがちなコミュニケーション上のストレスを、自動化によって軽減させることが可能になります。

さらに、必要あれば、会計システムに転記・入力をしたり、商談管理しているシステムにエビデンスを残すことも可能です。

「広告運用業務の自動化をはじめたい」まず取り組むべきことは

業務の自動化にあたり、何から取り組んでいけばよいのかわからないといった方も多いでしょう。そういった場合には、まず、業務フローを可視化させることがポイントです。

そうすることで、このシステムとこのシステムの連携が必要だな、という点が見えてきます。業務をまるまる自動化することをゴールに置くのはよいですが、まずは、ミニマムスタートではじめ、一つひとつの作業の自動化を進めながら、範囲を広げていくということが、業務自動化成功のカギとなります。

BizteXでは、簡単なアンケートに回答するだけで、現状の業務体制が把握できる無料サービス「業務自動化診断レポート」を提供しています。不要な業務や過剰な業務を減らし、さらに時間コスト削減の効果を実感できるアイデアと、無駄な作業を可視化したレポートを作成します。ぜひご活用ください。

1.サービスとサービスを裏で繋ぐiPaaS、画面操作を覚えるRPAで、自動化の実現が可能
2.繰り返し、定期、移動 が効率化のキーワード
3.業務フローを可視化し、まずはミニマムスタートで進める

そして、本記事で解説したこれら3つを押さえて、業務自動化・効率化をすすめていきましょう。

【おすすめ記事】>>【無料】「業務自動化診断レポート」を活用して労働生産性向上と無駄な作業を可視化しよう

【製品紹介】SaaSとSaaSを繋ぐ連携ツールiPaaS「BizteX Connect」

iPaaS連携の仕方

SaaSとSaaSを連携するiPaaSで複雑な連携をシンプルに

iPaaS『BizteX Connect』は、プログラミングの知識がない方でも、簡単に操作することができるシステム連携ツール。“複雑なシステム連携をシンプルに”をコンセプトに開発されているため、誰もが簡単にSaaSやDB、RPAなどの接続・連携ができるようになります。

接続にはAPIを利用するため、確実で安全な連携やデータの高速処理を可能にします。さまざまなシステム連携をクラウド上で一元管理することで、常に変化し続けるビジネス環境に柔軟かつ迅速に対応できるワークスタイルを実現します。

iPaaS連携の仕方

iPaaSが実現する効率化①:アプリとアプリをつなぐ

APIを利用し、クラウド・オンプレなど、複数のアプリやシステムを確実かつ安全に連携します。

iPaaSが実現する効率化②:データとデータをつなぐ

アプリ(システム)間のリアルタイムでのデータ同期を実現。
重要資産であるデータ活用を強力にサポートします。

iPaaSが実現する効率化③:フローをつなぐ

異なるアプリ(システム)間をまたぐビジネスフローの設計・運用を可能にします。

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【製品紹介】 業界トップの低コスト!クラウドRPA「BizteX cobit」

BizteXサービスの特徴

製品ページはこちら>>BizteX cobit

弊社BizteXが展開するクラウドRPA「BizteX cobit」では、1週間お試しできる無料トライアルを実施中です。トライアル時に作成したロボットは、導入後もそのままご利用いただけますので、ぜひお気軽に試してみてください。

「まず情報収集をしてから検討したい」という方には、クラウドRPAを無料で体験できるオンラインセミナー(毎週水曜に開催)やクラウドRPAに関するおすすめ資料集も用意しています。ぜひあわせてご活用ください。

【製品紹介】 デスクトップ上で展開される業務を自動化するRPA「robop」

広告運用におけるRPAを活用した業務自動化例
デスクトップRPAの対応範囲

製品ページはこちら>>デスクトップRPA「robop」

robopは、デスクトップ領域における業務を自動化することができます。インストール型のソフトはもちろん「自社開発ツール」や「独自の管理画面」といったレガシーシステムにも対応し、プライベート環境への構築など高いセキュリティを維持した自動化が可能です。

デスクトップ上のすべてのソフトやシステムを自動するため、「自社開発ツール」や「独自の管理画面」などレガシーシステムにも対応可能。導入時はもちろん、導入後も専任のCSによるレクチャーやトレーニングなども充実しています。

【関連記事】>>パソコン業務を自動化するデスクトップRPA「robop」とはRPAについて問い合せる無料トライアルを試す

RPAの活用事例

【お問い合せ】広告運用における業務自動化・効率化のお悩みは、お気軽にご相談ください【相談無料】

BizteXでは、システム連携プラットフォームiPaaS「BizteX Connect」国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」デスクトップRPA「robop」の開発・提供しています。 中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

iPaaSやRPAの導入に関するお悩みはもちろん、業務効率化や業務の自動化、業務改善に関することなど、御社のお悩みをお聞かせください。

些細なことでも構いません。ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。

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