経理・契約管理業務のストレスを減らす最適な運用方法とは【システム連携で自動化】

バックオフィスや契約書の締結・管理業務担当者の中には、月末月初に業務が集中し残業が増える、確認依頼が入るたびに業務を中断し自身の業務に集中できない――といったお悩みをお持ちの方も多いでしょう。本記事では、複数システムを連携するBizteXConnectを活用した業務効率化の方法について、事例を交えながら解説します。  

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契約管理業務の課題

契約管理業務には、営業活動にはじまり、契約書送付、締結、書類管理や更新といった継続フローがあり、いくつかのステップがあります。

契約業務は、経理部や総務部、法務部など企業によって対応する部署が異なります。取引先や社内営業担当とのコミュニケーションに加え、契約内容の確認、更新時の確認など多くの手間が発生する業務です。

さらに、電子帳簿保存法への対応や契約管理のルールとあわせて、しっかりと運用をしていかなければならず、多くの工数が発生する業務でもあります。

複雑な書類管理については、「CLOUD SIGN」をはじめとした電子契約システムの活用で送付の手間や締結後の書類管理の効率化を図ることがおすすめです。とはいえ、電子契約システムの導入で、契約業務のすべてを簡易化させることは難しいです。

契約業務全体の効率化を図るうえでは、電子契約システムとあわせて、たとえば請求書が添付されるメールシステムや書類を管理するストレージ、報告時のチャットシステムなど複数のシステム同士を繋ぎあわせ、シームレスな業務フローを構築することが求められます。

【関連記事】>>APIを使った簡単連携でクラウドサインの契約業務を効率化・自動化

契約管理にかかる2つの業務工数について

まずひとつは、関係各所とのコミュニケーション工数です。社内であっても複数部署をまたいだり、社外取引先とのやり取りが発生します。複数部署からの依頼に都度対応をしていくことで、作業の手をとめて対応しなければなりません。さらにスピード感を求められることは、心理的にも負荷を与えます。

そしてもうひとつは、多岐にわたる業務管理ツールに対する作業の工数です。バックオフィスで活用される業務管理ツールはさまざまあり、効率化を図る目的で導入をすすめる企業が増えています。

年々便利なサービスが増え続け、それらを活用することで業務の効率化や管理を効率化できる半面で、それぞれのシステム内に情報が分断されてしまうといった弊害もあります。

たとえば、SFAやCRMで管理している情報を契約管理システムにわたさなければならなかったり、契約管理や会計・経理システムにあるファイルを、ファイルストレージにアップロードしなければならないなど、データの移動やファイルの移動が発生し、各システムを活用するための工数が発生します。

つまり、活用する業務管理システムが多岐に渡ればわたるほど、作業工数が発生するといった状況にあるのです。

システムとシステムを連携するiPaaS「BizteX Connect」

▶BizteX Connect 製品ページ

BizteX Connectは、複数のシステムをまたぎ、定型業務をプログラミング不要で自動化します。

たとえば、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」からデータをとってきてCRM「kintone」や「salesforce」にレコード作成・転記をし、作業の完了をチャットツール「slack」や「LINE WORKS」に通知します。このような自動化のフローをプログラミングの必要なく、設定・実行できるのがBizteX Connectです。

BizteX Connectを活用して、部署間でのやりとりや各種業務管理ツールをまたぐ転記工数を削減し、バックオフィス業務を効率化する事例をご紹介します。

システム連携事例

▶Gmailで特定の条件にあてはまるメールを受信したら、添付ファイルをダウンロードし、boxの指定フォルダにアップロード(格納)

▲実際のBizteX Connect操作画面。ノーコードで連携できるわかりやすいUIが特長

とても単純なシナリオではありますが、この設定をONにしておくだけで条件にあてはまったメールを受信したのちに、ファイルをダウンロードし、指定フォルダに格納するといった作業の自動化フローが完成します。

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【簡単システム連携】BizteX Connectの操作イメージ

BizteX Connectの操作画面から、おこないたい処理や機能を選択していくことで、各種業務管理システムとの連携を、コードを書かずに自動化できるようになります。テンプレ―トを用意しているので、それらを組み合わせることでおこないたい自動化のタスク設定が簡単におこなえます。

メールに添付されたファイルをストレージにアップロードし、完了をチャットに通知することはもちろん、さらにそこからストレージにアップロードされた契約書や注文書、請求書、振込依頼書などの証憑ファイルを、会計システムに自動でアップロードすることも可能になります。

また、BizteXではRPAの開発・提供もおこなっており、RPAのロボットにファイルをダウンロードさせデータ加工や集計などの定型作業を代行させることも可能です。

BizteX Connectでシステム連携した場合のバックオフィス業務自動化事例

自動化事例▶請求書の受け取りとストレージへの格納。作業完了をチャットに通知

電子帳簿保存法改正によって、自動化ニーズが高まっている業務のひとつが、請求書の受け取り・ストレージへの格納です。

これらを手作業でおこなう場合、メールが届くたびに添付された請求書や明細書を担当者が都度ファイルダウンロードし、ストレージへアップロードするといった作業があり、メールの見落としや作業の抜け漏れといったヒューマンエラーが発生するケースもありました。

BizteX Connectをつかうことで、メールで受け取った請求書や明細書のファイルを自動でダウンロードしストレージ内の指定フォルダへアップロード、作業完了をチャットシステムに通知します。これにより、人の手による作業が発生せず、ヒューマンエラーの防止と業務自動化を実現します。

自動化事例▶表計算アプリから見積書を発行、形式変換しストレージに格納。作業の完了をチャットに通知

ExcelやGoogleスプレッドシートと連携し、必要データから見積書の発行・格納業務を自動化します。

これまでは現場部門からの申請情報をもとに担当者が手作業で都度見積書を作成し、PDFで現場部門に送付するといった一連の作業が発生していました。月末に業務が集中するほか、情報共有の手間・やり取りが発生することで、効率化を検討する業務のひとつです。

BizteX Connectではこれらの一連の作業を自動化できるため、業務の効率化を実現します。
具体的には、Googleフォームに入力された必要情報をもとに見積書フォーマットに転記、PDFへ変換後、指定ストレージに自動格納し、さらに作業の完了をチャットで自動で通知します。これにより、依頼から見積書共有までの工数を大幅に削減し、作業スピードをアップさせることが可能になります。副次的効果として担当者の心理的負荷の削減させることができます。

自動化事例▶slack上で稟議申請から承認を完了。確認工数を削減

これまでは専用のシステムを使っていた稟議まわりの業務を、ふだんから業務で活用しているビジネスチャット上で完結させることが可能になります。

具体的には、Slack上でフォームを呼び出し・入力、内容を承認者へ通知し、承認者はSlack上で承認作業を実行。さらに承認完了連絡をslack内で通知するといった一連の作業を自動化します。
また、同時にスプレッドシートなどに申請内容の履歴を残すことも可能なため、どのような申請があがっていたのかを一覧化し、内容や各申請の進捗を管理することも可能です。

BizteX Connect×クラウドサインを連携した場合の自動化事例

続いて、数ある連携アプリの中からクラウドサインを例に挙げ、実現できる自動化事例をご紹介します。

【関連記事】>>APIを使った簡単連携でクラウドサインの契約業務を効率化・自動化

①チャット上で契約状況の確認が可能になる

BizteX Connectでクラウドサインとチャットシステムを連携することで、お客さまに送付した契約書が締結されたのか、あるいは却下されたのかといった状況の確認が可能となります。

チャット内の指定のチャンネルにステータスを通知させることで、関係者がタイムリーに状況を把握でき、修正対応や確認連絡を即座におこなえるようになります。

②契約締結後のファイルをストレージやCRM・SFAに自動で格納

取引先に送付した契約書を、社内で活用しているGoogleドライブやboxといったオンラインストレージに自動で格納します。企業・契約内容によって格納先をわけることも可能です。

さらに、CRMやSFAなどの顧客情報管理ツールに契約書の情報をアップロード・自動登録できるため、案件情報の管理業務の効率化が実現します。

DX推進・業務自動化を成功させるためのポイント

DX推進の波が来てるいま、システム連携や自動化に取り組む企業さまも増えてきました。既存の業務フローに大きな変更を加えて自動化する場合、複数の業務であったり部門間での調整が発生してしまうため新たな運用フローを根付かせていくことは非常に大変です。結果として、一気に進めたとしても運用として定着せず変更前のフローに戻ってしまうことは少なくありません。

DXやデジタル化・効率化で成功している企業の多くは、まずは小さな作業の自動化・効率化からはじめて、それを徐々に拡げています。とくに定型作業が多く発生するバックオフィス部門で業務効率化を図るうえでは、まずは業務を書き出すなどして業務全体を俯瞰できる状態をつくり、そこから適用業務を見つけていくのがよいでしょう。

▲契約管理業務の効率化において、部署間での依頼であったり情報の移動が多い部分に関しては自動化による効率化が実現しやすいです

現場担当者でシステム連携・DXを実現できる「BizteX Connect」

iPaaS連携の仕方

全社的なシステム導入であれば、システム・IT部門の方がメインになる場合が多いですが、現場の日々の業務の効率化を進めていくうえでは、業務担当者がスピード感を持ってチューニングをおこなえるツールでなければ意味がありません。

BizteX Connectは、簡単な画面操作でツールとツールを連携できるため、プログラミング知識がない方でも簡単にシステム連携をおこなうことが可能です。

月額3万円から導入が可能なほか、連携アプリや機能のご希望があれば開発にもご対応しております。
無料トライアルもご用意しておりますので、まずはお気軽に操作性・効果をおためしください。

iPaaSとは?

【問い合わせ】DX・システム連携による自動化・効率化のお悩みは、お気軽にご相談ください【相談無料】

BizteXでは、プログラミング不要で簡単に使えるiPaaS「BizteX connect」を開発・提供しています。

中小企業さまから大手企業さままで豊富な導入実績があり、万全のサポート体制によりお客さま満足度が非常に高いのが自慢です。

業務効率化や自動化、業務改善に関すること、その他クラウドサービス(RPAやAI-OCR、受発注システム)のことなど、御社のお悩みをお聞かせください。

ぜひお気軽に下記よりお問い合せください。

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